Är det så att banken, styrelsen, ägarna eller CFO´n vill ha en budget en gång om året och att den sedan hamnar i byrålådan? Ta tillfället i akt och arbeta aktivt med din budget och styr din verksamhet mot utsatta mål!
Ibland pratar man om budget och ibland prognos. I grunden är det samma sak, dvs en plan för framtiden. En budget brukar man göra en gång om året inför det nya året medan en prognos är något man uppdaterar och justerarar löpande under året.
Oavsett om du är ett nystartat, väletablerat, stort eller litet företag är en väl genomarbetad och förankrad budget är något som kan påverka ditt företags lönsamhet.
För att kunna fatta rätt strategiska beslut och använda bolagets samlade resurser på bästa sätt bör du upprätta en plan. Med hög kvalitet i din plan kan du fokusera på dina strategiska åtgärder som krävs för att just ditt företag ska bli så konkurrenskraftigt som möjligt. Du ska inte behöva oroa dig för oförutsedda utgifter mm, dessa eliminerar du bort med en bra plan. Du bör givetvis även stämma av hur verkligheten utvecklas i förhållande till denna plan. Detta är i grova drag syftet med varför du bör budgetera din verksamhet.
Både en budget och en prognos bör man sedan följa upp löpande, dvs följer vi vår plan och gör vi inte det, vad beror det på. Det är avvikelserna mot planen som du lär dig av och kan utveckla din verksamhet. Se budgeten/prognosen som en karta och kommer du fel bör du göra justeringar så du hamnar på rätt väg igen och kommer till ditt mål.
En budget består av tre huvuddelar:
Resultatbudget
En sammanställning över bolagets intäkter och kostnader. Budgeten bör göras månadsvis. Budgeten brukar även brytas ned på avdelningar, kostnadsställen etc. som finns i organisationen. En nedbrytning innebär ett tydligt ägarskap av budgeten på ex avdelningsledare, butikschef etc.
Likviditetsbudget
En sammanställning över bolagets in- och utbetalningar. En resultaträkning visar inte hur likviditeten påverkas. Därför bör en likviditetsbudget upprättas så man får en tydlig bild över hur bolagets likviditet påverkas och utvecklas. Klarar bolaget av att hantera kommande utbetalningar i den takt som inbetalningarna sker eller uppstår det ett kapitalbehov? En mycket viktig fråga som man får svar på när en likviditetsbudget upprättas.
Balansbudget
En sammanställning över bolagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en specifik tidpunkt. Väldigt schablonmässigt kan man säga att balansbudgeten är en sammanfattning av resultat och likviditetsbudgeten. Ur ett ägar och styrelseperspektiv är denna budget mycket viktigt då man kan utläsa framtida avkastning ur den samt att styrelsen kan få en prognos för hur bolaget utvecklar sig i förhållande till de krav som ställs i ABL på en styrelse.
En budget behöver inte vara fast utan kan vara levande. Nackdelen med att budgetera är att den bygger på antaganden om framtiden. Det vi vet är att framtiden inte alltid kommer se ut som vi tror och då får inte budgeten bli en ursäkt till en ev. avvikelse. Då är det bättre att arbeta med reviderade budgetar, ex kvartalsrevideringar, för att få så bra styrning som möjligt.
Ladda ner budgetmall (gratis!)
En budget kan upprättas i ett Exceldokument, antingen en egen mall eller så kan du se på den mallen som du kan ladda ned här bredvid.
Har du lite större verksamhet kan det vara idé att se på ett separat budget/planeringsverktyg. En investering som ofta räknas hem fort. Ökad delaktighet från organisationen, snabbare och effektivare budgetprocess, högre kvalitet är bara några exempel vad du kan få med ett bra budget/planeringsverktyg.
Ladda ner budgetmallen här >
Behöver du hjälp med din budget, diskutera förbättringar av dagens system och processer eller kanske se hur en helt ny process skulle kunna se ut?
Kontakta din kontaktperson på ECIT, eller Magnus Hedlund på magnus.hedlund@ecit.se
eller Rosie Sallhed på rose-marie.sallhed@ecit.se så hjälper vi dig!
Lycka till med din budget!
