Här tar vi upp vad du ska tänka på vid outsourcing av ditt företags bokföring.
Det krävs kunskap för att driva och utveckla företag. Samtidigt som lagar och regler kontinuerligt förändras. Med detta som bakgrund väljer många företag att outsourca sin bokföring. Här tar vi upp vad du ska tänka på vid outsourcing av ditt företags bokföring.
Vad innebär outsourcing av bokföring
Outsourcing av bokföring innebär att du lämnar över de administrativa processer kring företagets bokföring och redovisning till en extern part som ECIT. Du låter helt enkelt de som har bäst kunnande ta hand om alla uppgifter inom området. Vilket innebär att ni får större möjligheter att koncentrera er tid och arbete på företagets verksamhet och kärnprocesser. Med digitala plattformar krävs dessutom sällan fysisk närvaro, utan företagets bokföring hanteras digitalt och du kan nå företagets information oavsett tid och plats.
Motiv till outsourcing av bokföring
Bakgrund och motiv till att företag vill outsourca sin bokföring kan skilja sig åt mellan olika företag. Vanligt förekommande anledningar vi stöter på är:
Medarbetarna på ekonomiavdelningen har för mycket eller för lite att göra.
Framtagning av beslutsunderlag och information tar för lång tid.
Företaget önskar minska sin sårbarhet.
Företaget vill minska sina kostnader.
Företaget ska expandera och vill snabbt kunna skala upp och ner verksamheten.
Börja med att göra en analys vilka tjänster inom ert företag som är kärnverksamhet och vilka som är långt från kärnverksamheten och således är lämpliga att outsourca.
Marknadsundersökning outsourcing leverantörer
Gör en marknadsundersökning vilka leverantörer som finns för de outsourcingtjänster ni vill använda er av. Tänk långsiktigt! Det vill säga både de outsourcing tjänster som är aktuella idag, men även de som är intressanta i framtiden, då företaget växer eller etablerar sig på flera orter eller utomlands. Kontakta några outsourcing referenser och fråga om hur samarbetet fungerat och kvaliteten på tjänsterna kring bokföring, rådgivning eller lön.
Ni blir kravställare
När ni väljer att outsourca företagets bokföring blir ni kravställare istället för att i egen regi hantera administrativ personal och dess kompetens. När ni börjar samarbetet kring outsourcing av företagets bokföring, är det därför viktigt att tillsammans med er bokföringsbyrå gå igenom förväntningar, era processer och rutiner. Definiera i ett SLA (Service Level Agreement) tjänsternas omfattning, levereranstidpunkter och vad som levereras till fast pris respektive rörligt pris.
En eller flera outsourcingpartners
Om ni väljer att låta en leverantör ta hand om er bokföring och en annan lönefunktionen blir ni integratör av dessa administrativa tjänster, från olika leverantörer. Det innebär att ni behöver lägga ned en del tid och resurser för samordning och kontroll av de olika tjänsterna.
Internationell verksamhet
Har företaget verksamhet i flera länder med liknande behov av tjänster kring bokföring, lön och rådgivning? Då bör ni sträva efter att hitta en outsourcingleverantör med önskade tjänster eller partnernätverk i dessa länder. För er innebär det enklare och effektivare samordning av outsourcingtjänsterna, oavsett land.
Uppföljning
Idag är möten via till exempel Teams, Skype eller Zoom vanliga i det löpande samarbetet kring bokföring och redovisning. Men glöm inte bort att träffas fysiskt hos er eller hos er bokföringsbyrå. I ett bra samarbete och affärsrelation bidrar fysiska möten till goda relationer.
Ställ gärna krav på att ni löpande planerar in möten för att stämma av samarbetet, olika leveranser och eventuella förändringar och nyheter. Beroende på hur mycket förändringar som sker inom ert företag anpassas intensiteten för dessa möten.
Oavsett om ni träffas en gång per år eller varje månad är det viktigt att mötena genomförs så att ni tillsammans kan gå igenom vad som hänt, vad händer och vad som kommer att hända.
Här kan du läsa mer om bokföring
Kontakter
I ett samarbete kring outsourcing av bokföring är det viktigt att upprätta och informera era medarbetare om kontaktvägarna i samarbetet.
Vanligt är att det finns en huvudansvarig, kundansvarig (”one-point-of-contact”) utsedd inom både ert företag och hos leverantören av outsourcingtjänsten.
Vid omfattande och stora outsorcinguppdrag i en koncern med många företag på flera platser, utses en KAM (key account manager) hos både kund och leverantör.
Säkerställ kompetens och kompetensutveckling
När ni utvärderar olika leverantörer av bokföringstjänster ska ni säkerställa leverantörens hantering av kompetensutveckling och utbildning av deras personal.
Hur hanteras den och är till exempel företaget en Srf Auktoriserad bokföringsbyrå samt hur många av redovisningskonsulterna är Srf Auktoriserade redovisningskonsulter. Viktigt att ni säkerställer att ert företags bokföring hanteras av utbildad och auktoriserade medarbetare.
Fråga efter leverantörens erfarenhet av liknande uppdrag inom samma bransch och företagsstorlek. Erfarenheter och kompetens som snabbt kan förbättra ert företags rutiner och processer.
Tänk långsiktigt
Är ni ett företag som ska expandera och har stora tillväxtplaner är det viktigt att hitta en bokföringsbyrå som kan bistå er med olika tjänster under hela er expansion och tillväxt.
Risken är annars stor att ni måste byta leverantör under er expansion, på grund av att vald leverantör inte har resurser, kunskap, och teknisk förmåga för att stödja er under tillväxten.
Auktoriserad bokföringsbyrå
När ert företags bokföring och redovisning sköts och hanteras av auktoriserade redovisningskonsulter får ni hög kvalité i levererade tjänster. Detta på grund av att auktoriserad redovisningskonsulter har både teoretisk kompetens och många års erfarenhet som dessutom, kvalitetssäkras genom auktorisation av branschorganisationer som till exempel Srf konsulterna, (tidigare SRF Sveriges Redovisningskonsulters Förbund).
Veta mer om bokföringstjänster från ECIT?
Kontakta vår Viktor Bäckström på telefon +46 10 703 65 00 eller skicka e-post till viktor.backstrom@ecitservices.se.
