Idag har de allra flesta organisationer förstått vikten av ett attraktivt arbetsgivarvarumärke, ett employer brand som lockar till sig nya medarbetare och som får de ”bästa” att välja just ditt företag. Men vad krävs för att bygga en stark medarbetarupplevelse och leva upp till de förväntningar som skapats i en rekryteringsprocess.

Vad upplever din nya medarbetare när hen skall starta sin anställning och börjar syna dig i sömmarna? När du och dina chefer kämpar och lägger mycket tid på att rekrytera nya och bra medarbetare – ger ni er också rätt förutsättningar att utveckla och behålla dessa?

Den första tiden på ett nytt jobb är oerhört viktig och kan avgöra om en medarbetare väljer att stanna kvar på sin nya arbetsplats. En genomtänkt process minskar risken väsentligt för ”rookie turnover”, som innebär att en medarbetare säger upp sig under sitt första år som anställd. Onboardingen är också ett fantastiskt tillfälle att visa upp den interna kulturen och stärka varumärket och lojaliteten till dig och företaget.

Maximera framgången med en effektiv onboarding och preboarding-process

Vad menas egentligen med Onboarding?

Medarbetarupplevelsen och den första resan inom företaget skall motsvara den externa bilden av företaget och leva upp till de förväntningar som väcktes under rekryteringsprocessen. Det är här en professionell Onboarding kommer in i bilden och möjligheten att ge bästa möjliga start.

Onboarding är en benämning för ett strukturerat arbetssätt som används vid introduktion av nyanställda. Processen utöver att introduceras i sitt nya arbete kan omfatta allt från att fylla i dokument och beställa utrustning, såsom laptop, mobiltelefon, interna system till att sätta sig in i företagets historia och värderingar – och förstås lära känna nya kollegor. Målet är helt enkelt att den nya medarbetaren ska känna sig välkommen och snabbt komma in i sin nya roll.

Det du behöver fundera på är vad onboarding innebär för dig och dina chefer och hur vill ni ha det på ert företag? Vad är väsentligt att få med både i det praktiska men även i de mjuka värdena som kanske inte riktigt finns nedskrivet idag. Hur er process bör se ut och vad den ska innehålla är en viktig fråga som är värd att reflektera över tillsammans och att lägga tid på att ta fram ett bra upplägg.

Undersökningar visar att det är 69% större sannolikhet att en medarbetare stannar i din verksamhet i mer än tre år om hen ingått i en strukturerad onboarding. Dessutom ökar effektiviteten väsentligt hos den nya medarbetaren vilket är viktigt ur många aspekter för alla i processen.

Vad menas med preboarding?

Preboarding syftar på den tiden innan din nya medarbetare har börjat på företaget. När anställningsavtalet är signerat har du som chef redan en stor möjlighet att påverka den nyanställdas första tid på företaget. Innan den första dagen kommer är medarbetaren väldigt nyfiken och mottaglig för information och vill ofta veta mer och sätta sig in i olika delar om den nya arbetsplatsen.

Det intresse som den nya medarbetaren har för dig och företaget är en möjlighet att skapa och stärka en positiv förväntan. Detta kan göras genom att skicka ut möjligheter att ta del av företagets historia, kunder, medarbetare, policy och varför inte kombinera med en inbjudan till en lunch eller AW med nya teamet? Med professionell förhandsinformation och ett personligt möte kommer alla inblandande att känna sig tryggare och mer engagerade än om ni hade startat från noll.

Vad ska du tänka på vid en onboarding?

För att din nya medarbetare ska känna sig så välkommen som möjligt se till att ha allt praktiskt klart till första dagen om möjligt. Förbered dator med lösenord och en mejladress och annat som hör till vad gäller inlogg etc. Detta gäller även nycklar, arbetskläder, telefon och andra saker som behövs för att utföra arbetet. Säkerställ också att övriga personer som skall ge ett första intryck till din medarbetare (ev IT, reception) delar samma syn som du på onboarding och hur viktigt det är att vi hjälper nya medarbetare att komma igång.

Säkerställ att ni gör en hälsningsrunda bland kollegorna. Se till att du informerat i förväg att en ny medarbetare börjar så de relevanta personerna kan finnas på plats för att välkomna, ät en lunch ihop med relevanta personer och ge möjlighet att umgås utanför konferensrummet. I många företag utser man också en mentor som inte är chefen, detta är ofta en värdefull person för den nya medarbetaren som även kan finnas tillhands när inte du är tillgänglig och hjälpa personen med praktiska saker. Med dagens hybrida arbetssätt kanske inte medarbetarens har en egen arbetsplats som kan förberedas med välkomstkort, blomma osv, då kan du skicka hem en bukett samma dag eller som preboarding några dagar innan med en välkomstlapp. En blomma är en enkel uppskattning och något som påminner medarbetaren om processen under de första veckorna.

Redan den första dagen bör du ha ett uppstartningsmöte där du berättar om företaget och om medarbetarens roll. I början är det viktigt att ge ett bra första intryck, det kan vara avgörande om personen väljer att stanna eller inte. Ge också under den första tiden medarbetaren möjlighet att komma med feedback och input kring olika delar, det är väldigt värdefullt att du som chef fångar upp denna ”ofärgade” kunskap om nya intryck och idéer hur saker kan göras annorlunda men även vad ni ska förstärka och göra mer av.

Glöm inte bort onboarding inom företaget!

Det är lätt att glömma bort den interna onboardingen när en medarbetare byter roll inom företaget. Att byta roll kan även innebära att medarbetaren behöver gå några nya kurser eller ta nya certifikat. Det kan också betyda att medarbetaren får en helt ny chef och nya medarbetare.

Precis som i en vanlig onboarding så är det viktigt att medarbetaren känner sig välkommen. Även om rekryteringen är inom samma företag så kan det finnas kollegor som är helt nya för hen. Har ni en process för detta idag? Om inte kanske det är dags att fundera på hur du som chef och ditt företag gör detta på bästa sätt.

Digital pre- och onboarding, en förutsättning för professionellt stöd

Den hybrida arbetsplatsen som vuxit fram på kort tid har ökat behovet att kunna skapa relationer och ge tillgång till information på distans. Utan digitalt stöd för detta blir det svårt för en chef att sköta både pre- och onboarding på ett professionellt sätt. Digitala onboardingverktyg hjälper såväl HR som cheferna att ge nyanställda en kvalitetssäkrad, standardiserad och strukturerad introduktion för att känna sig välkomna på sitt nya jobb – oavsett vilken avdelning de jobbar på eller vem som är deras närmaste chef.

Att exempelvis ta stöd av ett digitalt verktyg i form av olika moduler i ett HR-system innebär att du som chef kommer ha tillgång till att säkerställa att du tänkt på det viktigaste i processen och att ha tillgång till checklistor och notiser. Med hjälp av checklistor där ni som företag redan tänkt igenom det som är relevant minskas risken att glömma något och med notiser får HR/chefer en påminnelse att vad som ska göras och när. Dessa checklistor säkerställer också att alla nya medarbetare får samma procedur och det är inte beroende på om en chef är bättre eller sämre på administration eller kan välja fritt vad som är relevant och inte i basintroduktionen. Ta gärna feedback kontinuerligt från nya medarbetare vad de tycker om er process och håll den levande.

Om den HR-lösning ni använder är integrerad med lönesystemet kan ni hålla bra kvalité på grunddata (masterdata) avseende medarbetarens information, lön, förändringar etc. Många system möjliggör också att medarbetaren själv kan hålla viss data aktuell som bankkonto, närmas anhörig osv. Integrerade lösningar minskar risken för felaktigheter och kvalitetsbrister inom lön och HR.

Engagemang och relation

En annan praktisk del av att använda sig av ett stöd i form av ett system är att den nya medarbetaren kan ta del av information redan innan den första dagen dvs det jag nämnt tidigare kallat preboarding. Medarbetaren kan få ett inlogg för att läsa företagets policy, historia och annan viktig information om företaget. Det finns också möjlighet att få tillgång till namn och bild på nya kollegor och annat intressant, vilket är bra för relationer och att snabbt känna sig välkomnad på sitt nya arbete.

Allt detta ingår i en preboarding och sköter sig i princip av sig självt så länge den nyanställda får tillgång till ett digitalt verktyg där detta är förberett. Dina nya medarbetare kommer uppskatta den informationen mycket och detta gäller såklart även för den som ska byta roll dvs onboardas inom företaget.

Undersökningar visar att fyra av fem medarbetare som genomgått en digital onboarding ansåg att den nya arbetsgivaren levde upp till deras förväntningar, jämfört med hälften av dem som introducerats utan digitala verktyg. De som fått en digital onboarding var också mycket mer nöjda med processen.

Fem tips gällande preboarding

1. Kommunikation i förväg: Skicka relevant information och välkomsthälsningar i förväg, gärna en blomma!
2. Teknisk och administrativ förberedelse: Se till att all teknisk utrustning och åtkomst är ordnad och att ekonomi-/lönefunktionen är informerad om den nya medarbetaren
3. Introduktion till teamet: Dela information om nära kollegor i förväg, kanske en lunch eller AW?
4. Förberedelse av material: Ge relevanta dokument och resurser i förväg.
5. Skapa förväntan: Dela en övergripande plan för de första veckorna eller månaderna, gärna även något kulturbärande, inte bara en PPT 😊 kanske en liten film?

Fem tips gällande onboarding;

1. Välkomnande atmosfär: Skapa en inkluderande miljö från dag ett, introduktion till relevanta personer och team. Bjud på lunch
2. Tydliga förväntningar: Kommunicera klart vilka uppgifter och mål som förväntas.
3. Strukturerad introduktionsplan: Skapa en plan för att introducera organisationens struktur och processer.
4. Öppen kommunikation: Skapa en kanal för frågor och feedback.
5. Nätverksbyggande och mentorskap: Uppmuntra till att bygga nätverk och erbjuda mentorskap för snabb integration och utveckling.

Sammanfattningsvis, fokusera på en lösning som passar dig och ditt företag!

Jag möter många företag som satsar stora belopp på processer och lösningar som tar hand om kunden, försäljningen och den del som är ack så viktigt för ett företag. Men när det kommer till medarbetaren, chefen och de allra enklaste av HR-processer verkar intresset minska och det sätts upp hinder och användandet fortsätter med mappar, excel och manuell hantering. Kanske har det varit för att införandet av ett HR-system blivit till ett stort jobbigt projekt och att de lösningar som tidigare erbjudits har varit ganska dyra, omfattande och komplexa.

Med dagens intåg av nya moderna lösningar där företag kan välja att fokusera på det som är centralt just för stunden finns väldigt många möjligheter till stöd som är anpassat till just ditt företags storlek och behov. Jag träffar många olika kunder som är allt ifrån första startfasen till flera tusen medarbetare. Behovet i grunden för en professionell hantering av nya medarbetare är lika viktigt oavsett storlek, även om behovet av digitalt stöd och process ökar väsentligt ju fler man blir på ett företag.

Om du känner igen dig i att ni borde göra något åt era processer behöver du ändå inte känna dig ensam, tre av fyra företag - oavsett storlek - har ännu inte påbörjat resan mot ett bra digitalt HR-stöd som man faktiskt förtjänar. Många har gått från att vara analoga till att bli digitala, drivet av både GDPR och Covid men få har tagit nästa steg i processen och funderat på hur detta kan nyttjas för att blir ett riktigt professionellt stöd.

Utöver både pre- och onboarding kommer slaget om att behålla dina bästa medarbetare handla mycket om chefsresan och det som kallas postboarding. Hur kan chefens och medarbetarens resa i företaget synkas med tillgång till rätt information, stöd och möjligheten att ge båda dessa så centrala personer en hand på axeln över tid med hjälp av moderna och digitala stöd. Mer om detta i min nästa blog – håll utkik efter ”Postboarding”.

Oavsett var du, dina chefer och ditt företag befinner sig tror jag det finns något som alla kan göra i detta. Vill du bolla några frågor i din resa eller kanske vet mer om vilka möjligheter som finns – varmt välkommen att höra av dig till mig!