Sommarledigheten är en tid för avkoppling, återhämtning och att njuta av soliga dagar. Men för många är det en nödvändighet att fortfarande kunna hantera vissa uppgifter och ha koll på företaget även under semestern. Ofta handlar det om uppgifter såsom att hantera och godkänna utlägg, signera avtal och dokument och att ha koll på det ekonomiska och hur verksamheten går. Här kommer mina tre bästa tips på smarta tekniklösningar som tillåter dig att hantera dessa uppgifter och ha koll på företaget direkt i mobilen under sommaren. Oavsett om du befinner dig på en resa eller i hängmattan. Förhoppningsvis sparar dessa lösningar tid så att du istället kan vara ledig under semestern.
Utläggshantering
Har du utlägg och reseräkningar som ännu inte är hanterade och som du vill ha utbetalade? Eller är du chef som ska godkänna dina medarbetares utlägg under sommaren? Med ett digitalt utläggshanteringssystem kan du enkelt spara tid och undvika pappersarbete. Genom att använda ECIT Expense för utläggshantering kan man enkelt fotografera eller maila in kvitton och komplettera med nödvändig information. Appen kan automatiskt kategorisera utgifterna och generera rapporter som sedan skickas in. Du som är chef godkänner utläggen via telefonen vilket gör att du slipper manuellt arbete och kan ha full koll på dina och dina medarbetares utlägg direkt i din smartphone.
Du har väl inte missat att du från och med den 1 juli 2024 inte längre behöver bevara räkenskapsinformation i original?
Enligt den nya lagen behöver du digitalisera kvittot (genom att fota det och arkivera det digitalt tex. I ett utläggs-/reseräkningssystem) och sedan kan du slänga det direkt eftersom den digitala arkiveringen av originalet räcker! Något som jag hoppas sparar både tid, administration och arkiveringskostnader för ditt företag.
Vill du veta hur ni kan digitalisera er process för kvittohantering?
Digital signeringslösning
Att signera viktiga dokument och avtal är ofta en nödvändighet även under sommaren och det sista jag vill under semestern är att åka in till kontoret för att skriva under. Med ECIT Sign kan du enkelt underteckna dokument elektroniskt från vilken plats som helst. Genom att använda en digital signeringsplattform kan du ladda upp dokument, signera via BankID eller skriva under digitalt och skicka vidare dokumentet till rätt mottagare på ett säkert och effektivt sätt. Det sparar både tid och pappersanvändning samtidigt som det ger en smidigare hantering utan fysiska original.
Digitala rapporter
Även om man själv är på semester innebär det ju inte att hela verksamheten har sommarledighet. För att inte tappa kontrollen och fortsatt ha en överblick över verksamheten och den finansiella utvecklingen, finns digitala rapporter att tillgå direkt i mobilen via ECIT Reports & Analyze. Här ser du strukturerade och detaljerade rapporter direkt i telefonen. Du får också en överblick över dina aktiviteter, utgifter och resultat, vilket underlättar planeringen och gör det enklare att fatta informerade beslut även under sommarledigheten.
Vill du smygjobba på semestern och börja planera verksamheten inför hösten redan nu?
Då kan du till exempel skapa upp ny budget direkt från hängmattan, möjlighet finns att skapa översiktlig budget och/eller detaljerad budget per kostnadsställe. Du kan även passa på att fundera över dina nyckeltal och om dessa behöver uppdateras inför hösten.
Har du frågor eller funderingar om systemlösningar från ECIT?
Hör gärna av dig till Viktor: viktor.backstrom@ecit.se
Trevlig sommar!
