Affärssystem

Har ni ett gammalt affärssystem som är svårt att använda, dyrt att anpassa och integrera. Tanken växer att det är dags för ett byte. Här några tips inför utvärdering, upphandling och implementation av nytt affärssystem.

Har ni kommit fram till att tiden är mogen för att byta affärssystem? Här några goda råd för att lyckas med utvärdering, upphandling och implementation av nytt affärssystem.

Tidig information om nytt affärssystem

Vilka ska vara med vid utvärdering nytt affärssystem?

När det är dags att sätta ihop den projektgrupp som ska utvärdera och välja nytt affärssystem är det lätt att se tillbaka. Hur gjorde vi när vi bytte affärssystem senast? Vilka var med då? Hur gjorde vi?

Det är lätt att ta med alla som ansvarar för ert affärssystem idag även i projektgruppen för utvärdering och upphandling av det nya affärssystemet. Eller de medarbetare som var med vid implementering av nuvarande affärssystem.

Men det kan finnas risker med att ta med samma personer som var med då. Ert nya affärssystem kan lätt bli en kopia av nuvarande affärssystem. Återigen är det viktigt för företagets ledning att lyfta fram och förklara vad målen med bytet av affärssystem är och vad utvärdering, val samt implementering ska åstadkomma för företagets produktivitet. Både idag, imorgon och om några år. 

Medlemmarna i projektgruppen som ska utvärdera och välja nytt affärssystem bör representera ett brett urval av användargrupper och avdelningar. Från de som hanterar den dagliga verksamheten med inleveranser, produktion eller försäljning till representanter från företagets ledning.

Affärsprocesser idag och imorgon

Vid utvärdering av nytt affärssystem är en vanlig metod att börja med att ta fram en funktionell kravspecifikation. Där olika avdelningar och funktioner inom verksamheten bidrar med sina funktionella krav för att deras affärsprocesser både ska kunna hanteras och effektiviseras jämfört med nuvarande situation i dagens affärssystem.

Kravspecifikationen blir det underlag som olika leverantörer av affärssystem ska svara på avseende om kraven uppfylls och ingår som standard, eller om det behövs anpassningar och justeringar i deras affärssystem.

Men det finns vissa risker som du bör vara medveten om kring en funktionell kravspecifikation. En är att moderna affärssystem under lång tid har tagit fram och utvecklat ”best practice” för olika standardprocesser i ett företag verksamhet, oavsett om det handlar om produktion, logistik, projekthantering eller ekonomiprocesser.

Om det visar sig att en eller flera processer i ert företag skiljer sig från de som finns som standard i nya affärssystem är den stora frågan:

• Ska vi anpassa oss till nya affärssystemet eller krävs anpassningar för att passa vår process/processer?

• Hur unik är den affärsprocess som kräver anpassning?

En annan risk är att arbetet med kravspecifikationen drar ut på tiden i så pass lång omfattning att marknadens och era krav förändras under tiden arbetet pågår.

Det är även viktigt att se in i framtiden för er verksamhet och försöka se hur den eventuellt kan förändras.

Frågor ni bör ställa er om framtiden:

• Kommer vårt erbjudande kring olika produkter och tjänster att förändras och hur påverkar det affärsstöd och affärssystem? 
• Kommer vår verksamhet att finnas i flera företag, på fler platser eller i flera länder i framtiden? Hur påverkas kravbilden på det nya affärssystemet av dessa förändringar?
• Hur utvecklas vår marknad och verksamhet med nya eller ändrade krav från våra kunder? 
• Hur kan vår verksamhet digitaliseras ytterligare med kunder och leverantörer? 
• Hur kan vi automatisera och digitalisera vår verksamhet för att effektivisera, få ökad säkerhet och nå nya konkurrensfördelar?

Funktionskrav i nytt affärssystem

I arbetet med att ta fram kravspecifikationen kommer det fram mängder med olika önskemål och krav från olika avdelningar och medarbetare. Krav som kan skilja sig åt både vad gäller betydelse för verksamheten och komplexitet.

Här är det viktigt att fokusera och ta fram de viktigaste kraven och de som är unika för er verksamhet och affärsprocesser.

Dessutom har dagens affärssystem utvecklats  mycket jämfört med det gamla affärssystem ni använder idag. Därför kan ni till exempel idag bortse från de krav som gäller hur många positioner som finns i olika fält. Till exempel produktbeskrivningar eller artikelnummer såvida ni inte vet om att ni inom vissa områden har krav som sticker ut och är ovanliga.

Nytt affärssystem – dra nytta av erfarenhet

De potentiella leverantörer ni kontaktar avseende nytt affärssystem har med stor sannolikhet lång erfarenhet från 100-tals implementationer av deras affärssystem inom olika företag i skilda branscher. Utnyttja denna erfarenhet i er utvärderingsprocess!

De kan ge er tips och råd hur ni kan hantera och sätta upp ett effektivt affärsstöd för era viktigaste och unika affärsprocesser i deras affärssystem. Dessutom har de kanske erfarenhet från andra företag eller branscher som kan vara intressanta även för er.

Gör en kalkyl för nytt affärssystem

Ta fram en kalkyl över det nya affärssystemets kostnader över tid. Från val av affärssystem, implementering och driftstart till 3 år framåt i tiden.

Exempel på poster i denna kalkyl för nytt affärssystem kan vara:

• Köp/hyra av driftsplattform för nytt affärssystem

• Köp/hyra av nytt affärssystem

• Egen tid under implementering och efter driftstart av nytt affärssystem

• Externa konsultkostnader

• Anpassningar och integrationer

• Kostnader och interna/externa resurser vid framtida förvaltning och uppgraderingar

• Support och underhållskostnader

• Uppskattade besparingar / effektiviseringar

Posterna i kalkylen för nytt affärssystem skiljer sig, beroende på om ni väljer att drifta det nya affärssystemet i molnet (cloud) eller i egen IT-miljö (on-premise).

Kostnader vid egen/lokal installation (on-premise)

Med on-premise menas att affärssystemet lagras och körs i lokalerna hos det företag som använder affärssystemet, på egen hårdvara alternativt hos extern driftsleverantör.

Aktuella licenser för affärssystemet köps endera på traditionellt sätt, det vill säga genom en engångsavgift med ett årligt underhållsavtal för att få tillgång till nya versioner. Alternativt hyrs det nya affärssystemet med en års- eller månadskostnad.

Följande kostnadsposter kan identifieras med affärssystem on-premise över tid:

• Affärssystemet (moduler och användare)

• Tillkommande moduler och användare i framtiden

• Tillkommande företag / juridiska personer i framtiden

• Konsulttjänster för implementering av nytt affärssystem

• Anpassningar och integrationer

• Utbildning

• Uppgraderingar

• Supportavtal

• UH-avtal (nya versioner och rättningar)

• Egen hårdvara som servers, backup, säkerhet och egna tjänster för drift. Alternativt kostnad för motsvarande tjänster/drift hos en driftsleverantör. 

• Egen tid och resurser vid implementering av nytt affärssystem samt efter driftstart för förvaltning, support och uppgraderingar.

Kostnader affärssystem i molnet (Cloud)

Innebär en prenumerationsmodell av affärssystem med olika moduler och användare som debiteras per till exempel månad, kvartal eller år. I cloud ingår vanligtvis drift, support, underhållsavtal och alla uppgraderingar i månads- eller årsavgiften för systemet.

Följande kostnadsposter kan identifieras med affärssystem i molnet (cloud).

• Moduler och användare

• Pris för tillkommande användare och moduler

• Pris för tillkommande företag / juridiska personer

• Implementationstjänster

• Anpassningar och integrationer

• Utbildning

• Konsulttjänster i samband med uppgraderingar

• Egen tid och resurser vid implementering av nytt affärssystem samt efter driftstart för förvaltning, support och uppgraderingar.

Referenser

I upphandlingsprojektet finns ofta en del som handlar om att kontakta andra kunder och referenser till leverantören. Oftast sker det genom att fråga leverantören om några passande kundreferenser baserat på er verksamhet, krav, företagsstorlek osv.

I dessa referenskontakter kan ni fråga och få information om kring:

• Vad referenskunden anser fungerat bra respektive mindre bra i samarbetet med leverantören.

• Hur referensen uppfattar det aktuella affärssystemet.

• Vad skulle de gjort annorlunda om de gjort om upphandling och implementering av nytt affärssystem idag.

Anpassa affärssystem eller inte

Oavsett storlek på företag och typ av verksamhet kommer det faktum att affärssystemet måste anpassas på något sätt eller integreras med något system. Därför är en viktig fråga hur ni kan anpassa det nya affärssystemet och utveckla integrationer med andra system.

En annan viktig fråga kring anpassningar av affärssystem är hur de hanteras vid uppgraderingar av affärssystemet. Följer de med eller måste de anpassas till nya versioner, vilket ofta innebär en extrakostnad vid uppgraderingar.

Vilka ska implementera det nya affärssystemet

Olika leverantörer av affärssystem har olika koncept vad gäller försäljning vs implementering.

Vissa använder presale konsulter under säljfasen som visar och presenterar affärssystemet. När det sen är dags för implementering tar andra konsulter hand om denna fas. Andra leverantörer använder modellen att det är samma personer, konsulter ni träffar under säljfasen som under implmentering.

Fråga därför vilka som ska implementera affärssystemet hos er eftersom det bland är olika personer och team som säljer och visar systemet i säljfasen, jämfört med vilka som delaktiga under implementering. Om det är olika team, fråga efter hur överföring av kunskap och information sker från säljteamet till de som ska installera systemet.

Nytt affärssystem – hur fungerar supporten?

Fråga leverantören hur deras supportfunktion fungerar och är bemannad. Hur deras process för olika typer av supportärenden ser ut, från allmänna frågor till driftstopp. Kan ni följa ett supportärende vad gäller status  och vilka krav ställer leverantören på de från er som lämnar och rapporterar supportärenden.

Affärssystem från ECIT 

Är dags att utvärdera alternativ till nuvarande affärssystem, kontakta oss på ECIT. Vi har lång erfarenhet av att leverera olika affärssystem och hjälper er igång samt hanterar supporten i alla delar efter driftstart.

Läs mer om affärssystem från ECIT här