Nearshoring: Så skapade vi en effektiv internationell leveransmodell
Genom våra nearshoring-center i Polen och Litauen har ECIT utvecklat en internationell leveransmodell för tjänster inom redovisning, lön, IT och robotiserad processautomatisering (RPA). Modellen möjliggör ett effektivt samarbete mellan kollegor från olika länder och kontor. Framgången i leveransmodellen bygger på att investera tid vid onboarding av kunder, kompetensutveckling samt att inspirera och motivera varandra för att uppnå de bästa resultaten.
Av Lina Maroscikiene och Piotr Blachowski
Utvecklingen av nearshoring-centren
ECIT’s nearshoring-center finns i Torun (Polen) och Vilnius (Litauen).
Kontoret i Torun etablerades 2007. År 2011 hjälpte vi den första stora kunden, Finnish Post, genom en nearshoring-modell med dedikerade team för kund- och leverantörsreskontra. Genom åren har tjänsteportföljen och kompetensen ständigt vuxit. Idag har ECIT i Polen 165 medarbetare som levererar tjänster inom ekonomi och redovisning, IT och RPA (robotiserad processautomatisering) till kunder i Finland, Tyskland, Sverige, Norge och Polen.
En framgångsfaktor för tillväxten har varit språkutveckling hos medarbetarna och att de har haft möjlighet att gå kurser för att lära sig dem lokala språken som kunderna talar i syfte att kunna ge bra kundservice.
Kontoret i Vilnius etablerades 2005 som ett finansiellt transaktionscenter för norska företagskunder. Med tiden har både antalet medarbetare och utbudet av tjänster vuxit markant. Idag består nearshoring-avdelningen i Litauen av 370 engagerade medarbetare, och tjänsteutbudet har utvecklats från löpande bokföring till omfattande redovisnings- och lönetjänster, affärssystemsadministration och support samt intelligenta automatiseringslösningar för kunder i Norge, Sverige, Danmark, Island och Litauen.
En betydande del av teamet i Litauen levererar dessa tjänster på skandinaviska språk och har direktkontakt med både kunder och finansiella myndigheter i Skandinavien. Medarbetarna kan utveckla nödvändiga språkkunskaper genom företagets egen språkskola.
Verksamhetens omfattning
Våra kontor i Litauen och Polen har idag över 1 500 företags- och SMB-kunder, som får tillgång till ett brett utbud av tjänster som täcker hela redovisningsområdet. Detta inkluderar kund- och leverantörsreskontra, betalningar, huvudbok och avstämningar samt löneadministration. Det omfattande tjänsteutbudet säkrar att våra kunder kan administrera sina ekonomiprocesser med precision och effektivitet. Utöver våra tjänster i Litauen och Polen stödjer vi även kunders koncernbolag i ytterligare länder, vilket utökar vår internationella räckvidd och påverkan.
För att kunna stödja de varierande tjänsterna använder våra specialister över 50 olika ERP-system, arbetsflöden och andra stödapplikationer dagligen. Denna variation av verktyg säkerställer att vi kan möta varje kunds specifika behov och leverera skräddarsydda lösningar som förbättrar deras operativa effektivitet. Våra dedikerade applikationsrådgivare spelar en central roll i processen, genom att sätta upp och underhålla både våra egna och kunders IT-lösningar. Expertisen säkerställer att systemen förblir robusta, säkra och i linje med kundernas affärsmål.
Dessutom är vårt kompetenta team inom robotiserad processautomatisering (RPA) en integrerad del av tjänsteleveransen. Teamet består av specialister som arbetar hårt för att säkerställa kontinuerlig förbättring av processer, genom implementation av automatiserade lösningar som ökar effektiviteten och minskar manuell hantering.
Internationell leveransmodell
ECIT erbjuder en skalbar internationellt anpassad leveransmodell som möter kundernas varierande behov. Ett dedikerat onshore-team ansvarar för kundkontakten, ger expertrådgivning och säkerställer att kunderna får personlig och effektiv support. Samtidigt sköts det operationella effektivt styrt av högt kvalificerade redovisnings- och applikationsteam placerade nearshore.
Genom vår omfattande erfarenhet av leveransmodellen kan vi även erbjuda ledande affärssystemsspecialister och avancerade robotutvecklare.
Nyckeln till framgång i en internationell leveransmodell ligger i att främja ett lösningsorienterat, strukturerat och positivt samarbete mellan länderna. Genom att ha öppen kommunikation och arbeta samarbetsvilligt över landsgränserna, säkerställer vi att våra team kan integreras sömlöst och leverera de önskade resultaten tillsammans.
Kontinuerlig förbättring
På ECIT strävar vi efter att ständigt utveckla våra tjänster och lösningar för våra kunder. I Polen och Litauen tillämpar vi en strukturerad metod baserad på Lean-filosofin, där vi skapar en arbetsmiljö som inspirerar och uppmuntrar alla medarbetare att regelbundet bidra med innovativa idéer. Metoden främjar inte bara en kultur för kontinuerlig förbättring, utan ger också vårt team möjlighet att tänkta kreativt och proaktivt.
För att säkerställa att varje innovation erkänns och uppmärksammas, spårar och belönar vi noggrant alla förbättringar. Detta engagemang för kontinuerlig förbättring har resulterat i att vi årligen implementerar över tusen innovativa idéer inom följande områden:
- Intelligent automation
- Processförbättringar
- Best practices
- System- och robotutveckling
- Kvalitet
Syfte och fördelar med en internationell leveransmodell:
- Tillgång till skickliga och kompetenta medarbetare
- ERP-system, applikationer, RPA-kunskap och lösningar på ett ställe
- Ökad standardisering
- Dokumentation av processer och rutiner
- Ökad automatiseringsnivå
- Ökad skalbarhet
- Mindre beroende av enskilda personer
- Strukturerad kontinuerlig utveckling
- Ökad konkurrenskraft
Avslutningsvis är det viktigt att poängtera att ECIT kan hantera lön och redovisning i de nordiska länderna utan att använda den internationella leveransmodellen som beskrivs här. Detta kan ske via något av våra många lokala kontor i Norge, Sverige eller Danmark. Den modell, leverans och filosofi som beskrivs i denna artikel är specifikt kopplade till ECIT’s nearshoring-center.
