Att ha en optimalt fungerande process för att ta hand om dina medarbetare är något du säkerligen strävar efter. Men vad som är den bästa lösningen varierar, alla bolag ser olika ut och det som är avgörande för just ditt företag är kanske nice-to-have för ett annat.
I takt med att företaget förändras (växer, blir mindre, etablerar sig utomlands etc.) krävs förmodligen nya tankesätt vilket medför att den gamla lösningen inte längre fungerar som den var tänkt.
Jag har skrivit ner några tankar och tips om ett område som är centralt men också ganska svårt i ett företag, löneprocessen. Hur väl detta sköts handlar mycket om hur dina chefer har det och vilket stöd som finns för dom att utföra lönerevision och lönesamtal på bästa möjliga sätt. Löneprocessen är en ”bas” som visar att ditt företag är en professionell och seriös arbetsgivare.
Lönerevision & lönesamtal
Förbered dina chefer!
En lönerevision och lönesamtal är en viktig del i en anställning. Förväntningar från medarbetare skall hanteras och resultat skall mätas mot varandra. Chefen behöver ta beslut, ibland lätta, ibland svåra. Har ditt företag kollektivavtal är processen mera styrd men har du inte detta behöver du se till att det finns en tydlig och bra process oavsett.
Det kan också vara värdefullt att arbeta med det som kallas prestationshantering vilket handlar om att peka organisationen i rätt riktning och få alla medarbetare att arbeta mot samma mål. Genom att arbeta mot samma målsättning och mätetal kan det även vara enklare för den enskilda anställda att förstå varför hens arbete är viktigt och hur det kan påverka hela organisationen och hur detta sedan kan kopplas till lönesättning.
I löneprocessen kan det vara svårt att mötas som chef och medarbetare, samtidigt som det är viktigt att vi agerar rätt utifrån vår verksamhet. Ser du till att dina chefer får rätt förutsättningar och extra stöttning i dessa lägen?
Var & hur regleras lönerna?
Lönerna styrs vanligen av det löneavtal som företaget omfattas av och detta behöver alla dina chefer ha god kontroll över. Har ni kollektivavtal följer man detta, annars brukar vanligen dessa delar skrivas in i t ex anställningsavtal där man reglerar tidpunkt, frekvens osv.
De flesta kollektivavtalen inom tjänstesektorn har företagets förutsättningar som utgångspunkt för löneökningar. Avtalen kan även innehålla regler om vad som gäller för det fall man inte enas på företagsnivå. Då finns ofta en regel om vad som ska gälla utifrån normerande avtal för sektorn eller branschen. Vissa kollektivavtal har en fördefinierad siffra på löneökningar som ska gälla i företagen.
Sätt en policy och grundprocess
Det är viktigt att ha en lönepolicy att utgå från. Där ska medarbetarna kunna få veta vad arbetsgivaren och chefen bedömer inför lönesamtalet, vilka prestationer och resultat som kan leda till löneökningar samt hur marknadslönerna kan påverka löneutvecklingen.
Det är viktigt att gå igenom det löneavtal som ska tillämpas i företaget, lägga upp en tidplan för genomförandet som är hållbar, i vissa fall kan facken bjudas in till en diskussion om företagets ekonomiska förutsättningar, förankring av processen samt planering av eventuell förhandling avseende lönerna för de medlemmar som de fackliga organisationerna på arbetsplatsen har.
Fem punkter för chefen att tänka på inför ett lönesamtal:
Förberedelse: Förbered ordentligt inför lönesamtalet genom att samla in relevant data, t.ex. prestationer och resultat, och gör en bedömning av medarbetarens prestationer under den senaste tidsperioden
Kommunikation: Förklara syftet med lönesamtalet på ett tydligt sätt, och var öppen för att lyssna på medarbetarens synpunkter och åsikter. Använd ett tydligt och öppet språk, och undvik facktermer eller brist på transparens i kommunikationen.
Feedback: Ge feedback till medarbetaren om prestationer och resultat, både positiv och negativ, och var så specifik som möjligt. Diskutera både styrkor och områden för förbättring, och var konstruktiv i din feedback.
Lön: Diskutera lön och förmåner öppet och transparent, och var beredd att ge en motivering för de beslut som du tar. Om möjlighet finns i ditt företag, var öppen för att diskutera olika alternativ, t.ex. ökade förmåner eller andra incitament, om det inte är möjligt att öka lönerna.
Framtid: Diskutera framtida mål och förväntningar för både medarbetaren och organisationen. Visa att du är intresserad av medarbetarens karriärutveckling och framtida mål, och hjälp till att identifiera möjligheter för deras utveckling. Sammanfatta åtgärder och uppföljning som ska genomföras efter lönesamtalet.
Vill du ge dina chefer lite extra?
Kanske har du och dina chefer full kontroll på process och ledarskapet genom processen men ni saknar stöd i form av ett verktyg? Om du känner dig redo att växla över från excel finns det enkla sätt att börja och du kommer snabbt se många fördelar.
Processen är enkel i ett HR-system och ger en annan säkerhet och översikt vilket innebär att du har möjlighet att ge dina viktiga chefer ett bra stöd och de kommer känna sig professionella och ha ” koll på läget”.
Förberedande
Den som är övergripande ansvarig på företaget för lönerevisionen startar processen. Om allt är uppsatt som det ska har du tillgång till föregående års lönerevision för att kunna jämföra med den som ska sättas upp för detta år. Exkludera medarbetare som precis blivit anställda eller redan fått en löneökning av andra skäl.
Du har även tillgång till en lönerevisionsrapport som visar information per bolag, land och datum om du har en koncern eller finns i flera länder. Sätt upp hårda eller mjuka gränser för hur stor ökningen ska vara och sedan kan lönerevisionen dras igång och hanteras av alla chefer.
Chefens arbete
Cheferna får en översikt från tidigare års höjningar för sina direktrapporterande och kan hantera både kollektivavtalshöjningar samt individuell höjning.
När cheferna är klara skickas förslaget vidare för godkännande. När alla medarbetare fått rapporterad höjning godkänns förslagen av högsta chef vilket i sin tur skapar nya kompensationspaket som skickas till integrerade lönesystemet för att hanteras av löneavdelningen. Hela processen kan effektivt och säkert utföras inom bästa möjliga tidsplan beroende på antal medarbetare och lönesamtal.
Våga satsa och fokusera på en lösning som passar dig!
Jag hoppas att detta inlägg har inspirerat dig att se över löneprocessen för att ge dina chefer det stöd dom förtjänar. För att säkerställa en professionell och effektiv process bör du oavsett var ni står idag säkerställa att cheferna är väl förberedda.
Lönepolicyn är en viktig grund att utgå ifrån och det är också viktigt att ha koll på vilket löneavtal som gäller för företaget. Jag vill också slå ett extra slag för det stöd som du kan få via ett HR-system för att hjälpa cheferna i processen och ge dem översikt och säkerhet. Med dagens intåg av nya HR-lösningar finns många möjligheter att anpassa till företagets storlek och behov.
Oavsett var du befinner dig - stort lycka till med din resa och ta gärna kontakt med mig om du blir nyfiken på att prata vidare!
E-post: helena.lustig@ecit.se Telefon: +46 706 41 71 60
