I detta blogginlägg tar vi upp hur personalintensiva företag kan effektivisera sin verksamhet, få ökad säkerhet, lägre kostnader och mer tid till mer värdeskapande uppgifter.
Många branscher är personalintensiva och kräver tid för att planering, schemaläggning och hantering av personal. Inom till exempel vård/omsorg, butik/detaljhandel, hotell/restaurang samt event/nöjesindustrin är fungerande personalhantering och schemaläggning grunden för verksamheten.
Det är arbetsuppgifter som kan ta oerhört mycket tid för både personalansvariga och medarbetare. Till detta kommer övriga personalrelaterade uppgifter som lönehantering, medarbetarsamtal osv.
Lägre kostnader och smartare scheman
Om du har medarbetare som stämplar in 15 min i förtid varje dag och du betalar för denna tid, betalar du i snitt 1 timme extra till dessa medarbetare varje vecka. Om du i ditt företag har 10 anställda som gör detta, så betalar du plötsligt 40 timmar extra varje månad.
För att hjälpa dig att hantera denna utmaning finns applikationer som till exempel Planday som vi på ECIT är partner till. Planday är ett verktyg som hjälper dig att schemalägga din personal. I ovanstående scenario så kan du med Plandays automatiska avrundningsregler slippa detta och betala endast för de planlagda timmarna för dina medarbetare.
Lägger du din tid på rätt saker?
Många ansvariga inom bolag med personalintensiv verksamhet lägger idag (för) mycket tid på mängder av manuellt arbete och administration kring personal, lönehantering och schemaläggning.
Vilket inte är så konstigt med tanke på de utmaningar de ställs inför kring löpande löneadministrationen med schemaläggning, bemanning, semesterberäkning kryddat med olika kollektivavtal för sin personal.
Dessutom ska denna administration ofta hanteras i en verksamhet med hög personalomsättning.
Då räcker sällan tiden till att tänka på utveckling och tillväxt.
Men det finns en medicin och botemedel för att få mer tid.
”Företag som vill växla upp behöver frigöra tid och kraft för sina chefer. Då är outsourcing ett självklart val. Det har gett oss en extra boost” / Daniel Hörnqvist, vd Frank Dandy
Genom att outsourca er lönefunktion till ECIT undviker du att spendera onödig tid på administration av löner och lönehantering. Dessutom får ni tillgång lokala lönespecialister, lönesystem och digitala lösningar som ger er en säker och skalbar lönefunktion.
Läs mer om outsourcing lön – frigör tid för utveckling och tillväxt
Mer tid med tillfällig hjälp med lön (interim löneadministratör)
Plötsligt händer det!
Någon säger upp sig och slutar eller blir sjuk. Eller du vill helt enkelt under kort eller längre tid få tillfällig hjälp med er lönehantering. Tid som du i stället för löneadministration ska använda till att utveckla företaget.
Med en interim löneadministratör får du en extra resurs i er lönefunktion. Fördelarna är självklara – du får hjälp och assistans kring bolagets lönefunktion och kan i stället ägna tiden till mer värdefulla uppgifter.
Läs mer om tillfällig hjälp med lön
Hantera över- och underbemanning
Att planera och prognostisera är viktiga delar i alla verksamheter.
Det tillverkande företaget tar fram prognoser på försäljning och kundbehov för att kunna beställa rätt mängd råvaror och se framtida beläggning på olika maskiner.
För verksamhet med mycket personal handlar planering om att ha en så exakt bemanning som möjligt vid varje tidpunkt, för att kunna möta servicekraven från kunder, besökare eller patienter i verksamheten.
I Planday finns stöd för att hantera utmaningar och problem med över- eller underbemanning. Med Planday Smart Planning Metrics kan du skapa scheman där du alltid har rätt antal personal på plats.
Dessa mätvärden är avsedda att hjälpa dig att komma ett steg närmare att fatta datadrivna beslut och ge dig en enkel överblick över dina affärsbehov vs bemanningsbehov. Med denna funktion kan även få styr på lönekostnader eller vara beredd på hektiska perioder.
Bättre koll och mindre fel i lönerna
Känns det svårt eller snarare omöjligt att hålla koll på alla ändringar i schemat eller veta vilka tillägg som skall betalas då en anställd byter sitt morgonskift mot ett kvällsskift?
I Planday finns funktioner som hjälper dig att få styr på lönetillägg och ob-tillägg, utan att du aktivt behöver registrera dessa i systemet. Med Plandays stöd för arbetstids- och kontraktsregler, riskerar du inte heller att schemalägga en medarbetare på för många eller för få pass.
Vill du effektivisera och spara tid?
För att hitta processer du kan effektivisera kring personal och schemaläggning och få mer tid till att driva och utveckla i stället för administration, föreslår jag ett kort möte.
Du kontaktar mig på e-post helena.lustig@ecit.se eller telefon +46 706 41 71 60.
