Enkel tidrapportering

Vilket intäktsbortfall drabbas ditt konsultföretag av när konsulterna missar att tidrapportera och debitera en timme i veckan? Här får du svaret!

Vi utgår från ett konsultföretag med 30 konsulter som alla debiterar och fakturerar sin nedlagda tid. Alla konsulter i företaget arbetar 40 timmar per vecka och beläggningsgraden är 70 procent för alla konsulter. Alla konsulter har ett timpris på 1 000 kr per timme.

Men alla konsulter missar att tidrapportera en debiterbar timme varje vecka. Anledningarna till den missade timmen kan vara flera.

Det kan vara ett resultat av att affärssystemet eller Excel arket där tidrapporteringen ska ske, är svårt att använda eller bara nås när man är på kontoret. Eller att konsulterna fått dålig utbildning eller instruktioner hur tidrapporteringen ska ske.

Nu ska vi se hur en missad timme påverkar företagets intäkter.

En missad timme

För att ta fram vad den missade timmen innebär i förlorade intäkter gör vi en kalkyl med följande bakgrundsfakta:

– Anställda konsulter: 30
– Beläggningsgrad: 70 %
– Timpris: 1 000 kr per timme
– Tillgängliga timmar per konsult och arbetsvecka: 40
– 11 av 12 månader är debiterbara (på grund av semester)

Om alla konsulter i det här konsultföretaget inte glömt en timme per vecka, hade företaget haft en intäkt på 840 000 kr per vecka.

Men...

Alla konsulter glömmer att debitera en ynka timme per vecka.
Den missade timmen per vecka innebär ett intäktsbortfall på 30 000 kr per vecka för företaget. Det innebär förlorade intäkter på:

• 120 000 kr per månad
• 1 320 000 per år

För det här konsultföretaget innebär den missade ynka timmen ett intäktsbortfall på drygt 1,3 miljoner på ett år.

Enkelt tidrapporteringssystem för konsulter

Den missade timmen har stor påverkan på alla tjänsteföretag. Hur gör man då för att inte missa en timme och uppnå bättre och enklare tidrapportering för företagets konsulter?

Tydlighet

Var tydlig i hur konsulternas debiterbara tid ska rapporteras. Vilka projekt är debiterbara och om dagen, tiden är uppdelad i 15, 30 eller 60 minuters perioder. Rapportering av debiterbar tid blir en utmaning och lätt fel om det inte finns en tydlighet hur den ska ske.

Ta bort den missade timmen

Visa medarbetare och konsulter genom exempel vad den missade timmen innebär för ert företag. Det ger en förståelse för sambandet mellan tidrapportering och företagets eller avdelningen resultat. Att föra in rutiner och ett mindset" hos konsulterna att tidrapportera löpande eller vid dagens slut innebär direkt ökade intäkter.

Hur kan tidrapportering effektiviseras?

Här några exempel på vad man kan göra för att få tidrapportering i ett konsultföretag lite roligare och intressant.

Starta en tävling

I ett bra affärssystem finns mängder av rapporter för uppföljning av kundprojekt, medarbetare eller fakturering för företaget i stort, eller uppdelat på olika affärsområden eller avdelningar.

Använd någon av dessa rapporter för att skapa en tävling. Till exempel beläggningsgrad mellan olika avdelningar på företaget.

När sker konsulternas tidrapportering

På samma sätt kan ni använda affärssystemets rapporter för att visa tiden mellan utförandet av den debiterbara konsulttiden och när den rapporterades. Bakgrunden är helt enkelt den att debiterbara timmar lätt glöms bort, ju längre tid som går. Att tidrapportera hela veckan på fredag eftermiddag, innebär att det är lätt att glömma timmar av debiterbar tid. När 40 timmar är nått är man nöjd och tar helg.

Tillgänglighet oavsett tid och plats

Det är viktigt att konsulterna erbjuds en enkel, mobil applikation för att rapportera tid och utlägg på sin PC, Mac, surfplatta eller telefon. Oavsett tid på dygnet och plats. Det handlar inte bara om rapportera debiterbar tid, utan även utlägg, kvitton, VAB eller sjukfrånvaro.

ECIT lösningar för konsultföretag

Vi har på ECIT flera applikationer och tjänster som underlättar, spar tid och effektiviserar verksamhet inom konsult- och tjänsteföretag.

Affärssystem för konsultföretag

I de affärssystem vi levererar (Microsoft Dynamics 365 Business Central och Jeeves ERP)  finns stöd för alla affärsprocesser för effektiv projekthantering för ett konsult- och tjänsteföretag. Från att lägga upp nya kunder med projekt, medarbetare, prishantering, betalningsvillkor och budget och annan projektplanering. Till enkel tidrapportering och uppföljning samt analys av olika projekt.

Utlägg, kvitton, traktamenten och milersättningar digitalt

Med ECITexpense kan du effektivisera och digitalisera hela er hantering av utlägg, kvitton, traktamenten och milersättningar. Där alla enkelt i sin mobil registrerar all information och skapa utläggsrapporter för godkännande, attest och utbetalning. All information lagras säkert och nås från webbläsare eller mobil.

Läs mer och se vårt tidrapporteringssystem här

Extra resurs inom ekonomi

När du behöver tillfällig hjälp eller extra resurs inom din ekonomifunktion. Då är interim assistans från ECIT en lösning att använda. Allt från ekonomichef / CFO till ekonomiassistent när det behövs en tillfällig resurs.

Läs mer om interim assistans inom ekonomi

Veta mer – kontakta ECIT

Vill du veta mer om verksamhetsstyrning. tjänster eller affärssystem för konsult- och tjänsteföretag?
Kontakta mig på e-post helena.lustig@ecit.se eller telefon +46 706 41 71 60.