Det finns många tjänster som kan möta de behov som kan uppstå i ett företags ekonomifunktion. Men det kan vara svårt att veta om den bästa lösningen för ditt företag är Outsourcing, Interim, Rekrytering eller Rådgivning. Beslutet vad som passar bäst måste dock alltid fattas utifrån den specifika situation ditt företag befinner sig i och hur din organisation är sammansatt.
Här finner du en guide som beskriver några specifika scenarier som belyser vilka tjänster som är bäst lämpade i olika situationer. Guiden ger dig en konkret utgångspunkt från vilken du kan bedöma lösning som ger störst nytta för just din situation och företag.
Tillfällig personalbrist
Oavsett hur mycket vi strävar efter att tänka långsiktigt och ha kontroll över resursplanering när vi driver företag, är det oundvikligt att det uppstår situationer vi inte haft en chans att förutsäga och därmed också förbereda oss för. Om du till exempel befinner dig i en situation med oplanerad frånvaro och plötslig personalbrist som till exempel vid sjukskrivning eller där en anställd tar ut annan oplanerad ledighet som till exempel tjänstledighet, kommer det i de flesta fall att finnas en oplanerad och plötslig brist på personal, under en odefinierbar men tidsbegränsad period.
När denna situation uppstår är interim assistans oftast den perfekta lösningen då interim assistans erbjuder en snabb och effektiv lösning på bemanningsutmaningar. Interima konsulter är vana vid snabba tillträden till olika tjänster, är rutinerade på att snabbt komma in i verksamheten och uppgifter och har erfarenhet från olika företag. Den interima konsulten väljs ut utifrån kompetens och systemkunskaper, där uppstarten fokuserar på att genomföra arbetsuppgifter, snarare än upplärning. Det skapar en kostnadseffektiv lösning där den interima konsulten snabbt är i gång.
Med interims assistans slipper du en kostsam rekryteringsprocess med tanke på att den anställde som behöver ersättas kan komma tillbaka. Men om det inte rör sig om en tillfällig lösning kan rekrytering vara ett bra alternativ.
Om du till exempel har en anställd som ska gå på föräldraledighet, kommer behovet av assistans med stor sannolikhet inte att uppstå lika brådskande som med en sjukskrivning. Det kommer därför att finnas tid att slutföra en rekryteringsprocess, detta kan vara fördelaktigt om du har för avsikt att behålla resursen. Med andra ord kan rekrytering vara en utmärkt övergång om du ska skala upp din ekonomifunktion och i större utsträckning söker en permanent lösning med en permanent kostnad.
En annan lösning på detta scenario kan vara att titta på outsourcing. Den tillfälliga bristen på resurser kan ge upphov till ett mer grundligt övervägande av personal och ditt upplägg för er ekonomifunktion. Här kan det vara relevant att få in en extern, professionell partner som tänker på såväl processer som strukturer och säkerställer risker och sårbarheter.
Outsourcing, helt eller delvis skapar stabilitet i ekonomifunktionen då själva utförandet av olika uppgifter inte beror på enskilda individer. I och med en outsourcing blir din ekonomifunktion inte lika sårbar i resursfråga. I en situation där behovet av hjälp plötsligt uppstår blir det oftast också aktuellt att se över och att omorganisera arbetsflöden.
Därför kan det vara en fördel att tänka i helt nya lösningar som outsourcing. Om du väljer att outsourca bör du vara medveten om och ta hänsyn till om resurs som tidigare varit tillgänglig också hantera andra, oavsiktliga arbetsuppgifter som till exempel telefonpassning och att dessa kommer att försvinna. Därför är det viktigt att se över och ha fullständig kontroll över vilka uppgifter ekonomifunktionen hanterar innan du outsourcar.
Behov av ytterligare resurser vid tillväxt och utveckling
Ett företag som växer ställer ständigt nya krav på sina administrativa processer. Det är därför viktigt att företag kan följa och stödja denna utveckling, så att den positiva tillväxten inte blir ett hinder för företagets vidare utveckling.
Ett sätt du kan säkerställa en flexibel ekonomifunktion som utvecklas i takt med företagets tillväxt, är som tidigare nämnts genom outsourcing. När du lägger ut hela eller delar av din ekonomifunktion till en extern professionell partner, frigör du först och främst interna resurser och kompetenser som i stället kan användas fokuserat på att driva och utveckla din kärnverksamhet.
Om dina resursbehov varierar eller om det finns ett plötsligt behov av specialiserad kompetens inom specifika områden, säkrar outsourcing att du får rätt resurser som tar sig an och löser uppgifterna.
Dessutom får du en professionell översyn av befintliga processer och vilka som kan optimeras i största möjliga utsträckning utifrån nuläge. Sist men inte minst är outsourcing en stabil lösning då du är oberoende av individer som riskerar att bli sjukskrivna, ta ledighet, söka andra jobb och arbetsuppgifter eller liknande.
En annan modell som kan vara värdeskapande för växande företag är rekrytering. När företaget växer är det vettigt att kontinuerligt bygga upp en ekonomifunktion som består av rätt kompetens. Rekrytering är därför särskilt relevant för företag som vill ha sin ekonomihantering i egen regi, där alla resurser blir ännu mer tillgängliga för företaget.
Att behålla ekonomifunktionen i egen regi innebär ett ansvar för att skapa struktur och arbetsprocesser som kan utvecklas i takt med företagets tillväxt. Ett område som är relevant att ägna särskild uppmärksamhet åt.
Tillväxt kan om något ses som en förändringsprocess, där företaget oftast upplever hög arbetsbelastning. Därför kan interim assistans även vara en lösning du kan överväga när företaget växer. Med Interim assistans får du den kompetens du behöver för att bygga din egen ekonomifunktion i form av en resurs som går med och stöder ditt företag med omedelbar effekt.
Det är alltså en lösning som kommer till sin rätt om du upplever ett omedelbart eller planerat behov av assistans, men fortfarande är i beslutsfasen i förhållande till att välja en permanent lösning med anställningar.
Allmän brist på resurser eller kompetens
Det är svårt för företag att upprätthålla och attrahera rätt kompetens till ekonomifunktionen, eftersom vi har att göra med en mycket specialiserad funktion, där det är brist på medarbetare och resurser. I dessa situationer, där det finns en allmän brist på resurser eller kompetens finns det flera tjänster som kan vara relevanta att använda.
Vid allmän resursbrist är den självklara lösningen att börja rekrytera en eller flera anställda. När behovet är långsiktigt eller permanent ger rekrytering de resurser som saknas för att skapa en fullfjädrad ekonomifunktion. I synnerhet kan det här också vara relevant att alliera sig med en extern partner som specialiserat sig på att rekrytera ekonomipersonal.
Som vi tagit upp inledningsvis är det brist på ekonomipersonal. Därför kan vara värt att få en specialiserad partner att genomföra processen. På så sätt säkerställer du att rätt kompetens rekryteras snabbt. Vid rekrytering finns dock alltid en begränsning i att du bara lägger till kunskap och erfarenhet från enskilda personer. Det är inte en flexibel kompetens, i den mening att den anställde har den kunskap den nu har.
Vid outsourcing i motsats till rekrytering kommer du att dra nytta av kunskap och erfarenhet från en extern, professionell organisation. På detta sätt kommer resursen som läggs till automatiskt att ha högsta kompetens och hög flexibilitet. Den allmänna bristen på resurser uppstår vanligtvis eftersom det kan vara svårt att behålla och attrahera rätt kompetens.
Ett exempel kan vara om du på företaget behöver en lönespecialist. Denna kompetens kan vara dyr att rekrytera och kan vara en attraktiv resurs för andra företag. Med outsourcing kan du vara säker på att specialistkompetensen är tillgänglig för dig, utan att behöva oroa dig för att resursen plötsligt försvinner. Outsourcing är alltså oberoende av individer. Därför kommer du att uppleva större stabilitet om du väljer den lösningen.
För företag som föredrar att resurser arbetar från eget kontor och adress (externt) kan hjälp med bokföring vara ett alternativ. När det gäller hjälp med bokföring är det mer specifikt en redovisningskonsult som kommer ut till ditt företag några dagar i veckan eller per månad beroende på företagets behov.
Här får du en redovisningskonsult tillgänglig "på plats" som kontinuerligt har möjlighet att dra nytta av kunskap från sin erfarenhet och bakgrund. Denna lösning kommer dock alltid att vara mer sårbar i förhållande till outsourcing. Detta eftersom du återigen görs beroende av en enda resurs, vilket kan få effekt om konsulten blir sjuk eller liknande.
Vid uppgradering eller byte av system
När företag står inför att implementera eller uppgradera sitt affärssystem, lönesystem eller annat IT-system, resulterar det ofta i ökad arbetsbelastning, eftersom många processer måste ändras. Med andra ord kommer du att uppleva ett ökat tryck under denna tid, vilket kräver en resursrik ekonomifunktion.
Under perioder med hög arbetsbelastning eller komplexa uppgifter kommer en lösning som interim assistans till sin rätt. Interim assistans kan betraktas som några extra händer som kan stödja ekonomifunktionen i perioder av ökad och hög arbetsbelastning. Vilket naturligtvis uppstår när fokus ligger på till exempel att implementera, uppgradera eller andra förändringar i företagets affärssystem.
Med interim assistans får du en resurs som stöder ekonomifunktionen från dag ett. Denna typ av assistans frigör interna resurser som i detta scenario kan användas för mer strategiska arbetsuppgifter vid uppgradering eller byte av IT-system.
Ett annat sätt att hantera en uppgradering eller byte av affärssystem är genom outsourcing av ekonomifunktionen. Eftersom ett systembyte redan är en situation där processer och arbetsflöden vänds upp och ner ett tag, är det ett utmärkt tillfälle att orientera sig mot outsourcing till en extern partner som väl känner till de system du använder. På så sätt kan du bli av med det komplexa arbetet som ingår i implementerings- eller uppgraderingsprocessen och i stället fokusera på att driva ditt företag.
Att outsourca ekonomifunktionen i detta scenario säkerställer att det finns tillräckliga resurser för att hantera alla uppgifter och den höga arbetsbelastning som ekonomifunktionen upplever.
När arbetsflöden ska revideras och optimeras
De flesta företag tittar bara på optimering av arbetsflöden och affärsprocesser när det uppstår friktion och problem i befintliga processer. Men optimering och revidering av arbetsprocesser bör inte vara det enda resultatet av problemlösning. Det kan vara en fördel att undersöka hur företagets arbetsflöden och affärsprocesser kan revideras, även när det omedelbart inte är ”något fel”.
När arbetsflöden och processer behöver optimeras fattas majoriteten av alla beslut om detta med utgångspunkt inom ekonomi. Det är utifrån företagets ekonomiska spelrum vi bedömer hur företaget ska drivas och vilka områden som ska prioriteras. Därför är ekonomin det första du behöver ta som utgångspunkt när du vill optimera arbetsflödena i din verksamhet.
Ett sätt att få insikt i din företagsekonomi kan vara genom att rådgöra med specialister. Rådgivning är en lösning som täcker en mängd specialuppgifter.
I en situation där företag vill optimera arbetsflöden och processer är det idealiskt att få in en specialist, för att skapa insikt i företagets ekonomi genom bland annat budgetering och kassaflödesanalyser.
Med en exakt överblick av företagets siffror och ekonomi, har du en riktig grund för att optimera dina processer och arbetsflöden.
Rådgivning är inte bara en lösning som kan skapa stort värde i din ekonomifunktion, ännu viktigare är att det är en lösning som ger dig en mycket grundläggande inblick i företagets ekonomi, från vilken du lättare kan fatta beslut som optimerar arbetsflöden.
Rådgivning är också en flexibel lösning, eftersom den kan köpas för att lösa specifika uppgifter.
En annan flexibel lösning kan vara outsourcing. Genom att låta företagets ekonomifunktion överföras och hanteras av en professionell partner, får du inte bara en flexibel drift, utan samtidigt en översyn, optimerade processer och kvalitetssäkring.
När du lägger ut din ekonomifunktion får du en samarbetspartner som har erfarenhet och kunskap om alla system. Detta garanterar dig bästa praxis och en ekonomifunktion som är uppdaterad med den senaste kunskapen och de senaste trenderna.
Svenskt dotterbolag till en utländsk koncern
Om du är ett svenskt dotterbolag i en utländsk koncern finns det ofta strikta krav på rapportering och liknande som du måste följa. Samtidigt som de grundläggande uppgifterna i den svenska ekonomifunktionen måste hanteras. Eftersom det finns lagstiftning i Sverige som inte gäller i andra länder, är det nödvändigt att ha en ekonomifunktion som kombinerar hantering av ordinarie verksamhet, med kunskap och kompetens om svenska krav och riktlinjer för lönehantering och redovisning.
Eftersom det kan vara svårt att uppfylla kraven på ekonomifunktionen utan intern specialistkompetens, kan det i detta fall vara fördelaktigt med outsourcing.
När du lägger ut och outsourcar ekonomifunktionen kommer du garanterat att följa de lagar och regler som är aktuella och gäller för en ekonomifunktion i Sverige. Samtidigt som du har kontroll över ekonomifunktionens grundläggande uppgifter.
De många kraven i form av specialistkunskap och kompetens gör det svårt att starta företag i Sverige, eftersom dina resurser ofta måste ha bred yrkeskompetens, från revisor till CFO. Med outsourcing är du garanterad denna kompetens.
Speciellt området lön och lönehantering innehåller i Sverige ett stort antal lagar och unika regelverk, där det snabbt kan "bli fel" om företagets löneadministration inte hanteras av rätt kompetens. Därför ser vi ofta att företag som hanterar sin ekonomifunktion i egen regi, fortfarande väljer att outsourca all lönehantering till en extern partner.
Om du istället vill behålla din ekonomifunktion internt men inser att alla kompetenser inte finns, kan du rådgöra med experter på området.
Med rådgivning kan du få specialiserad hjälp för att till exempel genomgång av redovisning mm. Genom att alliera dig med en specialist får du en resurs vid din sida som kan hjälpa ditt företag att navigera på bästa kring de riktlinjer och regler som gäller för en ekonomifunktion på den svenska marknaden.
Om du vill hantera de grundläggande uppgifterna i din ekonomifunktion själv, men samtidigt behöver hjälp från specialister för till exempel rapportering, skatteberäkning, specifikationer, IFRS rapportering är rådgivning ett alternativ.
Vill du veta mer om hur ECIT kan hjälpa just ditt företag? Kontakta oss gärna så hjälper vi dig vidare!
