Står ni inför att välja och implementera ett nytt affärssystem? Här delar vi med oss av våra erfarenheter från flera hundra installationer av affärssystem.
Att implementera ett nytt affärssystem är ett utmanande projekt oavsett företagsstorlek och bransch. Anledningen är att projektet inte handlar om IT.
Utan det handlar främst om att förstå, analysera och i och med ett nytt affärssystem, utveckla ert företags affärsprocesser. En annan aspekt att ta hänsyn till är att projektet berör hela företaget och dess medarbetare direkt eller indirekt. Här några tips inför er implementation av nytt affärssystem.
1. Engagerad företagsledning
Ett byte och implementation av nytt affärssystem skiljer sig från andra investeringar och projekt inom ett företag. En investering i nya maskiner till företagets produktion eller utbyggnad av ett lager, berör ett mindre antal medarbetare och avdelningar. Men i ett affärssystemsprojekt berörs alla medarbetare på ett eller annat sätt.
Det innebär att ledningens medverkan och engagemang i projektet har stor betydelse och ska vara prioriterat, från planering till genomförande.
Men viktigast är att förklara bakgrunden till investeringen och vad målet på kort och lång sikt med företagets nya affärssystem.
2. Vi tycker inte om förändringar
Många blir irriterade och upprörda över förändringar som rubbar vanor och man blir osäker, för att inte ska klara av nya saker. Rädslan för allt nytt och ovant sitter djupt rotad. I samband med implementation av ett nytt affärssystem införs med stor sannolikhet nya arbetssätt och processer för många medarbetare vilket kan skapa oro, irritation och osäkerhet.
Därför är det viktigt att både företagets ledning och projektgruppen kommunicerar bakgrund och syfte med det nya affärssystemet till hela företaget löpande.
3. Vägval i projektet
Med stor sannolikhet kommer det utmaningar och problem, stora som små som kräver beslut under implementationsprojektet. Antalet och storleken på dessa kan reduceras betydligt genom att innan projektstart, ta upp de eventuella utmaningar och risker som kan dyka upp.
Genom att ta fram en lista med ”risker” och hur de ska hanteras samt ge tid till projektgruppen för planering, kan beslut och vägval i projektet ske snabbt.
4. Nytt affärssystem ger nya möjligheter
I varje ny version av affärssystem tillkommer nya funktioner och/eller ny teknik. En utveckling som innebär att möjligheterna att konfigurera affärssystemet till företagets olika affärsprocesser blir bättre och bättre.
Men det innebär även att affärssystemet blir mer komplext och att
implementationen av det nya affärssystemet kräver tid och resurser.
Finns inte dessa resurser tillgängliga är rådet att dela upp implementationen i olika faser för att få ett enklare projekt att hantera.
5. Olika förväntningar
I samband med införandet av ett nytt affärssystem är det viktigt att förstå att olika medarbetare och avdelningar, alla har olika förväntningar med det nya affärssystemet.
– Ledningsgruppen ser fram mot bättre och exaktare beslutsunderlag.
– Inköpschefen ska äntligen slippa Excel för inköpsprognoser och leverantörsbedömning.
– Försäljningsavdelningen ser fram mot att kunna använda nya prissättningsmodeller beroende på kundkategori
Alla har olika förväntningar!
Vissa, kanske inte alla förväntningar kommer realiseras vid driftstart av det nya systemet. Därför är det viktigt att informera om vilka funktioner som finns med vid driftstart och vilka som kommer att implementeras i senare faser.
Summering implementera affärssystem
Att implementera ett nytt affärssystem är sällan ett IT-projekt. Det handlar mer om att förstå, analysera och utveckla affärsprocesser för effektivare och en bättre verksamhet. Projektet innebär även att hela företaget, direkt eller indirekt blir delaktiga i ett gemensamt projekt.
Ett faktum som ska ses som en fördel och möjlighet. Här finns stora möjligheter till att ökad dialog och informationsutbyte mellan olika avdelningar, kan leda till effektivisera processer och verksamhet.
Läs mer om våra affärssystemslösningar här.
