Om Elkjøp Fjordane
Elkjøp Fjordane er et franchisekonsern under det skandinaviske elektronikk-konsernet Elkjøp Nordic, som – i tillegg til Norge – også har butikker i blant annet Sverige, Finland og Danmark. Elkjøp Fjordane har fem butikker med fire store varehus lokalisert i Florø, Førde, Måløy og Nordfjordeid samt en mobilbutikk i Førde. Selskapet ble etablert i 2007 og har 89 ansatte fordelt på de fem butikkene som i likhet med resten av konsernet selger elektronikk, hvitevarer og kjøkkenelementer til forbrukere.
Fra internt til eksternt regnskap
I forbindelse med at det ble vedtatt systemendringer internt i Elkjøp-konsernet, begynte Elkjøp Fjordane våren 2021 å søke i markedet etter en lønns- og regnskapspartner. Tidligere ble Elkjøp Fjordane sitt regnskap ivaretatt av selskapets interne regnskapsavdeling som hadde gjort en utmerket jobb i en årrekke, men med et nytt regnskaps- og butikksystem som ville krevd mye tekniske endringer og opplæring, og med tanke på fleksibilitet i forbindelse med ferie og fravær, så selskapet fordelene med å finne en ekstern regnskapspartner.
«Da det på konsernnivå var vedtatt at alle Elkjøp sine butikker skulle ha nytt regnskaps- og butikksystem, begynte vi i Elkjøp Fjordane å jobbe med ideen om å outsource lønn og regnskap. De nye systemene ville innebære en stor tilpasning og mange arbeidstimer for vårt interne regnskapsbyrå, og derfor var det fornuftig for oss å søke hjelp eksternt.» - Espen Loe Haukedal, daglig leder ved Elkjøp Fjordane.
Etter å ha undersøkt markedet og innhentet tilbud på regnskapsleveranser fra ulike leverandører, falt Elkjøp Fjordane sitt endelige valg på ECIT. Et valg som var spesielt basert på ECIT sin lokale forankring.
En felles forståelse av lokalmarkedet
«I Elkjøp Fjordane prioriterer vi lokalt samarbeid høyt, fordi vi ser store fordeler med å ha en felles forståelse av det lokale markedet, de lokale arbeidsflytene og de lokale dialektene. Det skaper en helt spesiell synergi, som vi kunne se realisert sammen med ECIT i kraft av deres lokalkontor i både Florø og Førde, hvor vi også har butikker.» - Espen Loe Haukedal, daglig leder ved Elkjøp Fjordane.
Gjennom en god og effektiv onboarding-prosess med hyppige arbeidsmøter bidro ECIT til å strukturere og få på plass nye rutiner og systemløsninger. Det ble bygget spesialtilpassede integrasjoner mellom regnskapssystemet og butikksystemet som gjør at data flyter automatisk. ECIT har også bistått med rapporteringsverktøy for perioderegnskap og budsjettarbeid for Elkjøp Fjordane, også dette integrert med regnskapssystemet.
En smidig overgang
«Som lønns- og regnskapspartner er det ekstremt viktig for oss å bistå kundene og gi dem en god og sikker opplevelse når de skal gå fra sin tidligere løsning til å starte hos oss. Elkjøp Fjordane hadde allerede et samarbeid med ECIT fra tidlig 2021, da flere ressurser var utleid til Elkjøp sin regnskapsavdeling for å utføre regnskap- og lønnsarbeid. God forståelse for virksomheten og dagens rutiner var helt klart en fordel i forbindelse med onboarding av oppdraget, som også innebar effektivisering og etablering av nye tekniske løsninger for å skape en enklere flyt.» – Siri Førde, kundeansvarlig i ECIT.
Samarbeidet mellom Elkjøp Fjordane og ECIT er basert på en kombinasjon av Elkjøps nye interne systemløsning, og at ECIT overtar lønns- og regnskapsansvaret og bidrar til å gjøre Elkjøps virksomhet både smidig og skalerbar.
«Samarbeidet med ECIT fungerer veldig bra. Vi jobber utrolig bra sammen – sammen med vår faste kontaktperson – og dette skaper et trygt miljø hvor vi enkelt og raskt får hjelp, og hvor det er mulighet for innspill og felles idéutvikling. Vår nye regnskapsløsning er en fleksibel løsning som er enkel å skalere opp og ned, noe som er viktig for oss da vi kan variere i antall ansatte og bilagsmengde. Enda viktigere er det imidlertid at ECIT støtter og realiserer denne skalerbarheten i deres leveranse til oss, og det må sies at de gjør. Sammen har vi bygget et stabilt og velfungerende samarbeid. Vi er veldig fornøyde.» - Espen Loe Haukedal, daglig leder ved Elkjøp Fjordane.
