Interflora er verdens største og eldste blomsterorganisasjon. De leverer rundt 32 millioner blomsterhilsener årlig til kunder i 140 land.
I Norge består Interflora av omtrent 360 fagblomsterhandlere, alle eiet og drevet av blomsterhandlerne selv. Hovedkontoret til Interflora Norge har 16 ansatte og er lokalisert på Billingstad i Asker.
Vi har hatt en samtale med Ann Mari Korneliussen, økonomisjef i Interflora. Her er hva hun hadde å si om driften og samarbeidet med ECIT:
"Det som gjør Interflora unikt, er at vi opererer som et samvirke, hvor hver enkelt butikk er selvstendig næringsdrivende og eiet av lokale eiere. Vi involverer oss ikke direkte i den daglige driften av de individuelle butikkene. Vår hovedoppgave er å administrere og drive nettbutikken interflora.no.
I vår nettbutikk registrerer vi omtrent 600 000 ordrer årlig, som gir en gjennomstrømming på to-tre hundre millioner kroner i året. For å håndtere denne prosessen effektivt, er vi avhengige av solide rutiner og systemer. Dette inkluderer koordinering av ordrene fra nettbutikken til butikker som skal produsere og sende produktene, opprettelse av fakturagrunnlag for butikkene, og månedlig avregning mellom hovedkontoret og butikkene".
Kundetilpassede løsninger
"Vi har samarbeidet med ECIT i mange år. For oss har det alltid vært avgjørende å ha en partner som virkelig forstår våre behov. Vi søker ikke bare en standard leveranse, men en skreddersydd løsning som passer vår unike drift. Dette føler vi at ECIT leverer på.
Det hele startet med vårt behov for et oppgradert økonomisystem som kunne integreres med nettbutikken. Stadig flere kunder betalte for sine bestillinger med kort (i dag anslår jeg at omtrent 380 000 ordrer årlig blir behandlet med kortbetaling eller Vipps). Det var nødvendig å kunne matche og avstemme disse ordrene. ECIT samarbeider med kortselskapene for å innhente transaksjonsfiler. Disse filene blir deretter innført i vårt økonomisystem, slik at vi kan matche transaksjonene opp mot butikkene som skal motta betalingene. Avstemningen mot butikkene gjennomføres månedlig. I systemet har butikkene også muligheten til å generere rapporter som er nødvendige for deres regnskap. Samarbeidet med våre leverandører fungerer utmerket, og det er svært positivt å ha systemer som er i stand til å kommunisere sømløst med hverandre, noe som resulterer i svært effektive prosesser."
CRM-system fra ECIT
"I tillegg har vi et CRM-system fra ECIT kalt Easit, hvor vi lagrer informasjon om våre butikker og medlemmer. Dette systemet er avgjørende for å kunne administrere våre medlemmer på en effektiv måte, inkludert håndtering av innmeldinger, utmeldinger, adresseendringer og kontonumre, blant annet. I dette systemet har vi også muligheten til å legge til ekstra informasjon, for eksempel om butikken er merket med miljøfyrtårn. Dette kan være avgjørende i situasjoner der det er offentlige anbud, og bestilleren krever at leverandørene er miljøsertifiserte.
Vi har også fått hjelp fra ECIT med et system for prøveordre, hvor vi regelmessig tester kvaliteten på våre leveranser. Dette systemet hjelper oss med å analysere resultatene fra prøveordrene samtidig som det er integrert med håndtering av kundereklamasjoner.
I Interflora har vi et krav om at medlemmene må være blomsterdekoratører. Dette sikrer at produktene oppfyller høy kvalitet og samsvarer med det du ser på vår nettbutikk. Med denne strukturen kan vi effektivt håndtere tilbakemeldinger og tilby tettere oppfølging av våre butikker."
Nye tjenester
"Gjennom årene har ECIT utviklet seg for å kunne tilby nye løsninger og tjenester. Vi har på mange måter vokst sammen med ECIT.
I dag mottar vi tjenester og leveranser fra ECIT innenfor følgende områder:
- Kundeservice
- Økonomifunksjon
- Medlemsadministrasjon
- Integrasjoner som sikrer flyt til vår nettbutikk
- Effektive løsninger med tredjeparter for avregning av omsetningsavtaler
Nå har ECIT også overtatt ansvaret for vår lønnskjøring. Vår tidligere medarbeider som hadde ansvar for lønn gikk nylig av med pensjon. Lønnskjøring krever at man er kontinuerlig oppdatert på gjeldende lover og regler, i tillegg kan man være utsatt når kun én person har ansvaret for denne prosessen i en organisasjon. Det føltes derfor naturlig for oss å også benytte ECIT for lønnskjøringen. ECIT har stor breddekompetanse og opererer innenfor systemene vi bruker, noe som gjør det til en trygg og flott løsning for oss. Vi føler oss godt ivaretatt."
Fordeler med en ekstern partner som ECIT
"Først og fremst vil jeg fremheve våre kontaktpersoner i ECIT. De har vært pålitelige og dyktige partnere fra dag én. Da jeg startet i min stilling, var det ingen som hadde innehatt den tidligere, så det var våre nøkkelpersoner i ECIT som ga meg den nødvendige opplæringen i systemene. Det har vært av stor verdi for meg å ha så dyktige og pålitelige personer rundt meg, som jeg nå også har mange gode samtaler med. Dette er mennesker som har en dyp forståelse for vår virksomhet, og jeg trenger ikke forklare detaljer fordi de allerede har inngående kunnskap om hvordan vi opererer. Når vi trenger hjelp med noe, er de alltid tilgjengelige og villige til å bistå.
Vi har også regelmessige møter, noe som sikrer god kommunikasjon og gjensidig forståelse.
Vi er ikke helt som andre selskaper, og det er mange faktorer å ta hensyn til. Det som er unikt med nettbutikken vår er at det involverer så mange parter. Det er en kunde, en tredjepart som driver nettbutikken, en som mottar blomstene, oss i midten og butikkene. Alt må flyte sømløst. ECIT har systemer som tilpasser seg våre spesifikke behov.
Vi føler oss heldige som har en partner som forstår vår komplekse virksomhet, samarbeider effektivt med våre andre leverandører og systemer, og som alltid er pålitelig."
