Flere små- og mellemstore virksomheder stiller sig ofte tilfredse med en økonomifunktion, der overordnet set fungerer, og hvor løn bliver udbetalt til tiden. Derfor bliver økonomifunktionen på mange punkter overset, særligt når det kommer til automatisering og digitalisering af manuelle arbejdsgange.
Læs med i dette blogindlæg, hvor vi har udfærdiget 5 enkle måder, hvorigennem små- og mellemstore virksomheder kan automatisere og digitalisere økonomi- såvel som lønfunktionen.
Inden du går i gang...
Har du som medarbejder i økonomifunktionen et ønske om at rejse midler til digitale forandringsprojekter, hvor du samtidig frygter, at det bliver for stort et projekt? Så tøv ej.
En af de hyppigste fejl, der ofte begås inden digitale forandringsprojekter søsættes, vedrører lysten til at gøre det hele med et snuptag. Ledelsen bliver derfor præsenteret for en større digitaliseringsplan, der omfavner alle facetter af økonomifunktionen - uden undtagelser. Det er en form for idealisme, der er både er urealistisk og alt for omfangsrig med henblik på tid og ressourcer.
Trods forandringsprojekter i mange tilfælde giver genklang af en vis uoverskuelighed, er der faktisk noget, du kan gøre, for at sætte strøm til automatiseringen i økonomifunktionen. Løsningen ligger nemlig i at starte i det små, hvor du digitaliserer dele af økonomifunktionen.
Digitale forandringsprojekter bør med andre ord implementeres og monitoreres undervejs, så I hurtigt kan komme i gang med at eksekvere og se den konkrete effekt. Derfor vil de områder, vi beskriver i det følgende, fungere som inspiration til, hvor I enkeltvis kan påbegynde den digitale transformation og dermed udfase ineffektivt bogholderi.
1. Kvitteringer
Håndterer du til stadighed bunker af kvitteringer og udlæg i din virksomhed på manuel vis? Så er det på tide at sætte et afsluttende punktum for tiden med krøllede bonner og et til tider større detektivarbejde. Det er nemlig ikke uset, at kvitteringer går tabt og forglemmes.
Der findes nemlig flere digitale firmakortløsninger, hvor du hurtigt og nemt kan tage et billede af kvitteringerne og uploade disse direkte i økonomisystemet.
Fordelene ved at digitalisere processen for håndtering af fysiske kvitteringer er, at du først og fremmest minimerer mængden af fejl, der kan opstå ved manuelt tastearbejde. En automatisering af manuelle arbejdsgange sparer desuden den økonomiansvarlige for utallige manuelle steps, da du kan overføre posteringer direkte til dit anvendte økonomisystem. Og nå ja, så slipper du desuden for at jagte de medarbejdere, der mangler at fremsende den forsvundne kvittering fra sidste måneds firmaudflugt.
På baggrund af ovenstående bør du investere i en firmakortsløsning, hvor medarbejderne får en notifikation på deres telefon med en opfordring om, at de kan tage et billede af deres kvittering, når de har brugt firmakortet. Når der er taget et billede af kvitteringen, er den tilgængelig for økonomifunktionen. På denne vis sikrer du, at medarbejderne afleverer deres kvitteringer rettidigt - uden at de skal gøre en større indsats.
2. Leverandør- og kundefakturaer
Har du nogensinde overvejet, hvor meget tid du og din virksomhed reelt bruger på manuel håndtering af leverandør- såvel som kundefakturaer? Alt for mange virksomheder bruger dagen i dag enorme mængder af tid på at administrere fakturaer, hvilket koster dyrebar tid og ressourcer.
Ja, det er ikke nogen overraskelse, at løsningen ligger i at benytte et system for digital håndtering af fakturaer. Med henblik på leverandørfakturaer kan du med fordel benytte et system, hvor fakturaerne blot skal sendes til en mailadresse for derefter at blive automatisk scannet og digitalt arkiveret, klar til at blive bogført.
Kundefakturaer er på samme vis et område, hvor du kan opnå en væsentlig tidsbesparelse. Dels ved at have en systemleverandør, der sikrer, at dine kundefakturaer indeholder de rigtige oplysninger, og dels ved at sende fakturaer digitalt. På denne måde forenkler du processen herom, ikke kun for dig og din virksomhed, men også for dine kunder. Du vil sandsynligvis også modtage hurtigere betaling, hvilket styrker din likviditet og pengestrøm, og hvem ønsker ikke det?
3. Lønadministration
De tunge, manuelle processer, der som oftest præger arbejdet med løn, kan let optimeres gennem brugen af det rette lønsystem.
Det rette lønsystem kan først og fremmest automatisere en lang række processer, herunder automatisk bogføring af lønkørsler til økonomisystemets kassekladde. Processen for bogføringen bliver samtidig mere fejlfri, da der er færre repetitive led for tastearbejde.
Foruden muligheden for automatisk bogføring tillader de nyere lønsystemer, at du kan du sende lønsedler i klasseformat til godkendelse hos dine medarbejdere, inden lønnen bliver kørt. Derudover kan du se dine handlinger i realtid, hvilket giver dig et bedre indblik i de rettelser, der løbende foretages.
Hvis du benytter en række tids- og planeringssystemer, er der yderligere fordele at høste, hvis dit lønsystem enten har en direkte integration eller kan omdanne elementer som tid og overenskomster til lønarter. På denne vis automatiserer du udvekslingen af data og reducerer manuelle processer.
Et af de systemer, der understøtter ovenstående funktionaliteter, er Intect, som er vores lønsystem i ECIT. Med Intect får du et intuitivt og innovativt lønsystem, der gør behandlingen af løn nem og tilgængelig for alle.
4. Tidsregistrering
Der er stadig mange virksomheder, der tidsregistrerer i Excel. Men hvis du lever af at sælge timer og/eller har behov for at styre dine medarbejderes tid, er tidsregistrering et område, hvor du især har noget at vinde!
Du kan sikkert nikke genkendende til, at der som oftest er forskel i, hvad du og din virksomhed ønsker at bruge tiden på, og hvad der rent faktisk bruges tid på. Og det er særligt her, at et konkret værktøj til tidsstyring- og registrering kommer til sin ret, da bogholderen i mange tilfælde tynges af tunge, administrative processer i form af utallige åbne regneark og manuel efterkontrol.
For mange virksomheder er Excel trygt og genkendeligt, hvilket meget vel er hovedårsagen til, at flere virksomheder tyer til netop denne løsning. Men for konsulenter er brugen af Excel til tidsregistrering en uhensigtsmæssig lappeløsning, særligt hvis registreringen af tid foregår på farten. Derudover vil der opstå en overhængende risiko for fejl, hvilket medfører en lavere faktureringsgrad.
5. Rapporteringsværktøj – følg op på vigtige nøgletal
Dette blogindlæg har indtil videre handlet om, hvordan du kan automatisere processerne, der finder sted før og under det faktiske arbejde i forbindelse med bogføringen. Vi har kort og godt præsenteret en digital arbejdspraksis, der i sidste ende genererer en masse tal og data. Spørgsmålet er derfor, hvad du skal stille op med disse data? Du skal selvfølgelig bruge dine data til at følge op på, hvordan din virksomhed rent faktisk klarer sig!
Med det rette BI-værktøj til visualisering og præsentation af rapporter og nøgletal kan du tage din virksomhed til næste udviklingstrin. Data vedrørende omsætning, nettoindtjening foruden drifts- og lønomkostninger har stor værdi for virksomhedens strategiske beslutningsgrundlag.
Med et BI-værktøj kan dine data fra dit ERP- og/eller økonomisystem integreres i en og samme platform, hvilket giver dig et detaljeret overblik over din virksomheds økonomiske nøgletal, aktiviteter, KPI’er m.fl. Med andre ord skaber du optimale betingelser for at træffe de rigtige beslutninger på det rigtige tidspunkt – også nu og her.
