Hos Syddjurs Kommune har ECIT - tidligere under navnet “Internetfirmaet” - udviklet løsninger til optimering og professionalisering af modtagelsen i borgerservice og Jobcenter i et tæt samarbejde med kommunen gennem de sidste 10 år.
“Det har været et udviklingssamarbejde - ikke bare os, der som kommune har købt tjenester fra en leverandør”, sådan beskriver Jon Badstue Pedersen, afdelingsleder i It og Digitalisering hos Syddjurs Kommune, det mangeårige samarbejde mellem kommunen og ECIT.
Samarbejdet startede, da Syddjurs Kommune for ca. 10 år siden havde behov for at give borgerne professionel og forståelig adgang til service. Her foretog de en grundig screening af markedet for køsystemer og valgte netop ECIT, fordi de havde en udviklingstilgang til projektet.
“Dét, der var vigtigt for os dengang, var, at du ikke bare kom ind og satte dig i kø til kommunen, men at du havde mulighed for at fortælle kommunen, hvad du ville. Det vil sige, at du skulle kunne vælge, om du ville snakke pas, byggeri eller noget helt tredje. Det lyder som en selvfølge i dag, men dengang var det helt nyt,” fortæller Jon Badstue Pedersen om projektets opstart.
Siden da har ECIT i samarbejde med Syddjurs Kommune videreudviklet systemet, så det i takt med den øgede digitalisering har passet til nye og ændrede behov hos borgerne i kommunen.
I dag byder systemet borgerne velkommen, giver dem mulighed for at stille sig i kø eller angive, at de har en aftale, og hvis nødvendigt giver det sagsbehandleren besked om, at de er ankommet. Systemet kan desuden integreres med mange af kommunens eksisterende systemer.
Det kontinuerlige udviklingssamarbejde har både passet godt til Syddjurs Kommunes digitaliseringsfokus og til deres behov for integration med en del systemer:
“Vi er en kommune, der er kendt for vores digitale ambitioner og kompetencer, så vi kan godt lide, at ting er integreret dybere og kan mere, end at du bare trykker på en knap og så får en billet i hånden, som du kan bruge, når det rigtige nummer lyser på tavlen. En kommune er også en ret kompleks størrelse med 400+ systemer, så integrationer er ofte en ret kompleks affære. Derfor var det også stærkt, at ECIT lykkedes med implementeringen dengang,” fortæller Jon Badstue Pedersen.
Ifølge Jon Badstue Pedersen har samarbejdet netop været godt i så mange år, fordi ECIT har haft forståelse for kommunens behov for at arbejde iterativt med projekter i den komplekse organisation.
“I Syddjurs Kommune er det altid et iterativt samarbejde, vi har med leverandører. En kommune er en kompleks størrelse, så en leverandør har aldrig den fulde forståelse for organisationen, inden man går i gang. Så her handler det om, at leverandøren skal have den nødvendige forståelse for udviklingen undervejs, ellers rammer man forkert. Og det har ECIT haft.”
Desuden har der været et godt match mellem ECIT faglige kompetencer og Syddjurs Kommunes behov, som ikke er blevet forstyrret af unødig bureaukrati.
“Det har været en fordel, at det er et relativt lille firma målt på antal medarbejdere. Det har jeg tit en præference for, for det betyder, at du ofte får direkte adgang til kompetencerne. Det vil sige, at man får lov til at snakke med Bent og ikke en leveranceprojektleder, som nogle steder kan være et unødvendigt oversættelsesled. Så det har været rart, at de faglige kompetencer hos os har kunnet sidde og tale med det udviklingsmæssige kompetencer hos ECIT,” fortsætter han.
Spørger man Jon Badstue Pedersen, er han ikke i tvivl om, at fremtiden vil byde på endnu mere udvikling inden for digitalisering og professionalisering af borgerservice.
“Vi er jo én af mange kommuner og virksomheder, der her post-corona kommer til at genoverveje, hvad dét at levere service betyder. Faktisk kører vi lige nu et forløb, der hedder Fremtidens Borgerservice, hvor vi kigger på, hvordan vi møder borgeren bedst i fremtiden. Jeg er helt overbevist om, at der vil komme nogle ændringer og meget mere tidsbestilling fremover, for jeg tror, at mange kommuner har fundet ud af, at det er effektivt og øger kvaliteten af mødet med borgeren, at borgerne har fortalt os, hvornår de kommer, og hvad de vil snakke med os om. Hvis dén spådom kommer til at holde vand, kommer man også til at skulle genbesøge både de virtuelle og fysiske løsninger, som borgeren møder i forbindelse med at lave en aftale - og det vil også involvere den type løsninger, som leveres af ECIT”, afslutter han.
