Start småt tænk stort!
Da Luthersk Mission var på udkig efter et nyt forretningssystem, var det vigtigt at vælge en leverandør med indgående forståelse af deres særlige måde at drive forretning på - om at få mest muligt ud af de donationer de modtager. Det var essentielt for dem at finde et standardprodukt, der med tilpasninger tager højde for deres udfordringer, og hvor leverandøren samtidig var indstillet på at kunne gennemføre et hurtigt projekt, med mulighed for at starte simpelt og udvide senere.
Opgradering fra NAV 2013 R1 til BC 2023 Cloud
Læs med i denne artikel, hvor resursechef Johnny Lindgreen fra Luthersk Mission blandt andet fortæller om bevæggrunden for at opgradere fra NAV 2013 R1 til BC365 Cloud. Og i den forbindelse, hvorfor de valgte at samarbejde med ECIT, og hvilken betydning samarbejdet har for en velgørende organisation som deres.
Historien bag Luthersk Mission
Luthersk Mission er en kristen organisation, der først og fremmest ønsker udbredelse af det kristne budskab, og derudover støtter sundhedsarbejde og andet socialt arbejde i flere lande. Det er det største ydremissionsselskab i Danmark med missionærer i Tanzania, Etiopien, Peru, Cambodja, Mongoliet og Grønland. Luthersk Mission driver desuden en række genbrugsbutikker, og har brug et økonomisystem, som effektivt kan håndtere foreningens aktiviteter med afholdelse af store årsarrangementer med op mod 6.000 deltagere på flere lokationer og svingende antal frivillige medarbejdere.
Virksomhedsoplysninger
- Grundlagt: Foreningen blev stiftet 1. marts 1868
- Medarbejdere: 90 ansatte, 300 frivillige i genbrugsbutikkerne samt +800 frivillige til arrangementer
- Lokation: Hovedsæde beliggende i Hillerød, Danmark
- Branche: Velgørende organisation (NGO)
Udfordring med et forældet system, som ikke imødekommer nutidens behov og krav
Luthersk Mission stod over for udfordringer med deres ældre NAV 2013 R1-løsning, der kørte på terminalservere. De ønskede en fleksibel og omkostningseffektiv løsning, der kunne tilgås fra forskellige steder, herunder deres kontor i Tanzania. Den gamle løsning var ikke blevet opgraderet i 10 år, hvilket betød, at virksomheden gik glip af de nyeste funktioner og forbedringer, som er tilgængelige i de nyere versioner. Luthersk Mission har en svingende medarbejderskare, som medfører håndtering af udlæg fra rigtig mange medarbejdere. Den gamle løsning var kompleks og bliver ikke længere supporteret af Microsoft, hvilket skaber udfordringer både at sikre kompatibilitet/integrationsmulighed med relevante tillægsløsninger samt finde konsulenter med kompetencer inden for de ældre NAV-versioner. De stod samtidig over for udfordringen med at overholde den nye bogføringslov, da den eksisterende løsning ikke kunne opfylde de nye krav og regler om digital opbevaring af bilag. Ved at vælge ECIT Consulting til at opgradere til BC365 Cloud-versionen, kunne de imødekomme disse udfordringer og opnå en moderne skybaseret løsning.
“Da vi var på udkig efter en fleksibel og økonomisk løsning, hvor vi kan skrue op og ned efter behov, var tiden moden til at komme op på seneste nye version af Business Central - specielt efter at den er blevet cloudbaseret. Det var samtidig et omkostningsprojekt for os, som ECIT forstod essensen af og hurtigt kunne omsætte til et kort og effektivt projektforløb. De har været vores professionelle sparringspartner på vores IT-løsninger gennem de sidste 10 år, så vi havde fuld tillid til at de kunne løse opgaven, til tiden og til en rimelig pris”, udtaler resursechef, Johnny Lindgreen fra Luthersk Mission.
Claus Larsson, salgsdirektør og partner i ECIT Danmark, Business Solutions tilføjer: “Luthersk Mission er en omkostningsbevidst kunde, der matcher vores værdigrundlag om, at det skal være hurtigt og effektivt, fordi tid er penge. Ved at køre et kort projekt og hurtigt være i drift lykkedes det os at minimere omkostningerne væsentligt og opnå en hurtig gevinst. Takket være vores effektive projektforløb og opgraderingsværktøj kunne vi hurtigt gennemføre projektet. Vi vidste præcis, hvad vi skulle gøre og har udført det til en fast pris ved hjælp af vores gennemprøvede metode til opgradering af systemer."
En fremtidssikret løsning på få dage, som opfylder gældende lovgivningskrav
For et års tid siden blev løsningen flyttet fra terminalservere over i et hostet miljø, hvor Luthersk Mission kørte direkte på NAV-løsningen. Samtidig blev de enige om, at Luthersk Mission på sigt skulle flytte over i den nyeste version, da de også stod overfor en udfordring i forhold til den nye bogføringslov om at opbevare bilag digitalt.
“Da Luthersk Mission kun havde begrænset antal tilpasninger, kunne vi foretage en total opgradering af løsningen, hvor vi har taget den gamle løsning og migreret op i ny, dvs. vi har taget alle data med over, uden først at kigge på stamdata og åbne poster, hvilket har sparet dem for både tid og penge. Projektet blev hurtigt gennemført fra vi fik databasen til de gik i drift”, slutter Claus Larsson.
ECIT har sin egen gennemprøvede metode til opgradering, som gør det muligt at flytte data hurtigt, effektivt og omkostningsbevidst. I de sidste 10 år har de udviklet et effektivt migreringsværktøj, som trækker alle data ud i xml-dokumenter og flytter dem versionsmæssigt - i dette tilfælde fra NAV 2013 R1 til BC365 Cloud, som tæller i alt 10 versioner. Der var nogle udfordringer med nogle øvrige systemintegrationer, men ECIT Consulting stillede med de nødvendige ressourcer, som hurtigt løste problemet.
Næste step i processen
Med udgangspunkt i at starte simpelt og udvide senere er næste step i projektet at få implementeret tillægsløsninger i form af Microsoft’s certificerede Extensions/Apps til deres løsning, som effektiviserer processerne og giver komplet overblik. Luthersk Mission har blandet andet brug for at indscanne dokumenter samt muligheden for at håndtere udlæg fra frivillige på årsarrangementerne, som både kan variere og være rigtig mange. Derfor står Document Capture, Expense Management og Power BI øverst på ønskelisten.
Verden i dag
Luthersk Mission har reduceret deres omkostninger markant ved at gå fra en gammel on-prem/hostet løsning og fik samtidig en løsning, der automatisk bliver opgraderet af Microsoft 2 gange om året. ECIT overvåger, at løsningen til enhver tid virker og fungerer optimalt.
Ved at vælge ECIT til opgradering af deres NAV 2013 R1 til BC365 Cloud-versionen, kan Luthersk Mission håndtere udfordringerne og opnå en moderne, fleksibel og skybaseret løsning, der både er fremtidssikret og effektivt imødekommer og tilpasser deres skiftende behov.
”ECIT har hjulpet os med at få en moderne løsning hurtigt, effektivt og omkostningsbevidst. Vi sætter stor pris på vores professionelle samarbejde, og har stor tillid til deres dygtige konsulenter, som vandt opgaven på tid, pris og godt kendskab til os gennem mange år, slutter Johnny Lindgreen.
