Hos Viborg Kommune er Internetfirmaet - senere ECIT - lykkes med at lukke huller i et stort og komplekst fagsystem på en agil, effektiv og simpel facon. Samarbejdet er i dag mundet ud i udviklingen af CRM-systemet, VisPlads.
Viborg Kommune har samarbejdet med Internetfirmaet - som nu er blevet en del af ECIT - gennem de sidste 15 år. Det har skabt en stærk relation med løbende udvikling af systemer, som er blevet tilpasset deres behov, som har ændret sig gennem årene.
Ifølge Claus Dreier, Konsulent ved Social Sundhed & Omsorg og Beskæftigelsen hos Viborg Kommune, har Internetfirmaet gennem årene næsten været deres “husleverandør” på IT, fordi det altid var dem, de gik til, når de havde nye ønsker, som ikke var understøttet af det store, forkromede fagsystem.
“Vi har haft en tæt dialog, og når vi hos Viborg Kommune har overvejet, hvorvidt vi har kunnet gøre det smartere på visse områder, har vi ringet til Internetfirmaet, og så er de kommet med et forslag og en løsning til, hvordan det kunne gøres. Så det har været et parløb gennem tiden, og derfor har produktet også hele tiden udviklet sig.”
I en kommune er der mange forskellige IT-behov, og derfor er der også behov for et stort og kompleks fagsystem, der rummer det hele. Det betyder også, at ændringer eller tilføjelser til systemet ofte tager lang tid at udvikle. For Claus Dreier har det derfor været meget værdifuldt at kunne samarbejde med Internetfirmaet om at udvikle IT-løsninger til nogle af de behov, der gennem tiden er opstået, og som ikke var opfyldt af fagsystemet:
“Vi har især brugt Internetfirmaet til at lukke de huller, der har været i vores fagsystem eller til at lukke et behov, som fagsystemet ikke lukkede. Fagsystemet er kæmpestort, så fra at man får en idé, til den kommer ud i den anden ende, kan der jo godt gå halve og hele år. Her har Internetfirmaet kunnet handle hurtigt og på den måde få dækket behovet på en billig og effektiv måde, så det ikke har været nødvendigt at ændre hele fagsystemet.”
Claus Dreier tilføjer, at det gode samarbejde mellem Viborg Kommune og Internetfirmaet er kommet af, at de har taget udviklingen i små skridt, så systemet hele tiden er tilpasset til nye behov:
“Vores samarbejde er netop lykkedes, fordi vi har taget små skridt og udviklet produktet løbende. Vi byggede lidt på efterhånden, og det var en rejse over nogle år, hvor nogle af medarbejderne også var med og fik indflydelse på, hvordan systemet skulle være og hvilke funktioner, der var behov for.”
Det løbende og agile samarbejde har i dag ført til udviklingen af CRM-systemet, VisPlads. Udviklingen af CRM-systemet startede, fordi fagsystemet hos Viborg Kommune dengang ikke kunne skabe det nødvendige overblik over de ledige og fyldte pladser, der var til ledige hos bl.a. virksomheder og fabrikker ifm. praktikker og aktivering. Siden er CRM-systemet blevet udviklet yderligere med små skridt af gangen:
“Med VisPlads begyndte vi at interessere os for virksomhedsdata og for at få samlet al data i systemet. Det er siden vokset, og vi registrerer i dag både info om vores virksomheder og noter om besøg hos virksomheder i systemet, så det er let at se, hvem af ens kolleger, der senest har været i kontakt med virksomheden, hvornår de har været i kontakt, og hvorfor de har kontaktet dem. Så i dag er Vis Plads et CRM-system som styrer vores virksomhedskontakt og relationer med virksomheder.”
Og netop enkeltheden ved systemet er ifølge Claus Dreier en stor fordel:
“Styrken ved VisPlads er helt klart, at den er simpel for os at bruge, netop fordi vi har været med i udviklingen. Det bruges til planlægning og afrapportering, og det kan de fleste godt gennemskue uden, at man skal på en dags kursus eller have en certificering for at bruge systemet. Når jeg støder på tidligere kolleger, som har rejst til andre jobcentre, så er en af meldingerne, at de faktisk savner VisPlads, fordi mange andre systemer er tunge og uigennemsigtige. Så det er da på en eller anden måde et adelsmærke at få, at andre savner det system, vi har udviklet her i Viborg.”, siger han afslutningsvis.
