Hos ECIT Software har vi udviklet systemet TempNet, som Aarhus Kommune bruger til at håndtere deres interne vikarkorps.
Håndtering og administration af interne vikarkorps
Når man skal håndtere et internt vikarkorps, er der mange potentielle faldgruber, som man som leder skal tage højde for. Det er bl.a. vigtigt, at der er et match mellem det, der søges vikar til og den vikar, som tager opgaven, så kvalitetssikringen er i top og man - så vidt det er muligt - undgår fejlkommunikation.
Det er også vigtigt, at de informationer, som deles internt, møder de lovgivningsmæssige krav i forhold til GDPR-sikkerhed. Ligesom det system, der bruges, skal fungere på tværs af platforme og være nemt for alle at bruge.
Det er mange opgaver og meget ansvar, som ligger hos lederen eller planlæggeren - og det kan nemt gå ud over vikarernes egen medbestemmelse i forhold til jeres vagter.
Det interne vikarkorps i Sundhed og Omsorg ved Aarhus Kommune, Flyverkorpset, valgte i 2009 at benytte TempNet - vores system til håndtering og administration af interne vikarkorps.
Skal vi også hjælpe dig?
Proces
Lis Ørum Christensen, leder af Flyvekorpset, begrunder skiftet til TempNet med et øget behov for nem, digital administration:
"Vi gik fra at have mellem fem og ti medarbejdere i Flyverkorpset til nu at være 45. Jeg manglede et elektronisk værktøj, som kunne lette min hverdag. Før TempNet benyttede man ikke et digitalt værktøj til processen, men pen og papir.
Hun uddyber, at det på daværende tidspunkt ikke var en større tidsrøver, men da afdelingen voksede, fik hun flere at uddelegere opgaverne til, og da Flyverkorpset udvidede sig, blev der brugt for meget tid på det administrative. Det betød, at Lis som leder af korpset ikke kan allokere den tid og de ressourcer til det, som hun ønskede: nærkontakten - at sørge for, at vikarerne trives i deres arbejde.
Lis Ø. Christensen havde derfor tilbage i 2009 en dialog med Kristian Kaadner, CEO ved ECIT Software, om behovet for at effektivisere håndteringen af vikarer, og om hvorvidt TempNet kunne opfylde dette. Siden da har man - på nær et enkelt år - haft et kontinuerligt samarbejde, hvor TempNet har udviklet sig i tæt dialog med Lis, der - som kunde - har en værdifuld indsigt i behov og ønsker i forhold til vikarplanlægning.
“Der er ikke et spørgsmål der er for lille eller dumt med Kristian i forhold til TempNet”
- Lis Ørum Christensen, leder af Flyverkorpset, Aarhus kommune
Med TempNet er Flyverkorpset blevet i stand til at håndtere den kompleksitet, der nemt kan opstå, når et større antal vikarer skal håndteres og imødekommes på samme tid - uden at det skal være på bekostning af kvaliteten i den service, som leveres til kunden. Lis nævner, at hun oplever TempNet som et digitalt værktøj, der er nemt at anvende for vikarerne - en nødvendighed i et korps, hvor der er stor forskel i medarbejdernes digitale kompetencer.
Én af de største fordele ved systemet er desuden den høje grad af indflydelse, som vikarerne har fået på deres egen hverdag: “Det giver en meget større frihed, fordi du kan planlægge dit arbejdsliv ud fra dit privatliv”.
Det bidrager, ifølge Lis, i sidste ende til høj trivsel på arbejdspladsen - noget, som hun som leder skatter meget højt. Hvis du er nysgerrig på, hvad TempNet kan gøre for dig og dit vikarkorps, så udfyld kontaktformularen nedenfor, så kontakter vores eksperter dig.
